Sales Management

Uw situatie

U heeft een Sales- en Marketing-afdeling met meerdere verkopers en partners. Uw verkopers werken vanuit verschillende locaties. Het is erg lastig om zicht te krijgen op de hoeveelheid en kwaliteit van uw leads en de acties die, al dan niet, worden ondernomen. Eigenlijk mist u het inzicht in uw verkoopkansen.

Zonder real time beeld van uw leads kunt u niet sturen op het vergroten van verkoopkansen en de efficiency en effectiviteit van uw verkoopproces. Want hoe weet u of de prospects achter de leads potentie hebben? Of er wel tijdig actie op wordt genomen en of ze niet worden verwaarloosd? En of uw verkopers wel de juiste acties ondernemen en niet onnodig veel energie stoppen in prospects zonder perspectief? Het is zonde dat u niet vooraan begint met helder, doelgericht verkopen; dat scheelt succes aan het einde van de sales funnel.

De oplossing

Met Sofon heeft u controle op uw lead management. Uw verkopers registreren de leads met bijbehorende bedrijfsinformatie, de activiteiten die ze ondernemen en de resultaten ervan.

Dat geeft u op elk moment real time inzicht in de prille verkoopkansen voor uw bedrijf. U ziet of er voldoende leads zijn en via de verzamelde informatie over de leads heeft u een beeld van de potentie van de bedrijven die interesse hebben getoond. U kunt uw leads in Sofon middels standaard vragenlijsten waarderen en kwalificeren. Op basis daarvan kunt u beoordelen waar de beste kansen liggen en of uw verkopers de juiste activiteiten met de juiste snelheid en intensiteit ondernemen. U ziet ook waar leads worden geconverteerd in opportunities. U heeft doorlopend een actueel beeld van de realiteit waar u op kunt sturen. Zo houdt u grip op de efficiency en effectiviteit aan het begin van uw verkoopproces en heeft u invloed op de instroom van leads en de opschaling ervan naar opportunities.

Uw voordelen

• Doelgericht sturen op prille verkoopkansen door real time inzicht.
• Grip op instroom van leads en opschaling naar opportunities.
• Verkopers zijn in de juiste mate met de juiste activiteiten bezig.
• Geen verspilling van verkooptijd aan kansloze leads.

Uw situatie

Door uw complexe verkooporganisatie, met interne en externe verkopers die vanuit verschillende locaties in verschillende regio’s opereren, kost het u veel moeite om zicht te krijgen op de opportunities in de sales funnel. Gerichte sturing op het verhogen van verkoopkansen vindt daardoor vaak in een (te) laat stadium plaats. U merkt regelmatig dat opportunities die kansrijk lijken, toch verloren zijn gegaan. En waar bij de ene opportunity te veel activiteiten worden ondernomen zonder effect, ligt de voortgang bij andere te lang stil. De energie die in opportunities wordt gestoken, is onvoldoende efficiënt en effectief, sturing op maximalisering van verkoopkansen is gebrekkig en opportunity analyses zijn niet structureel te maken. Daarmee is uw zicht op mogelijk toekomstige omzet uiterst vaag.

De oplossing

Sofon biedt u alle inzicht en tools voor weloverwogen opportunity management. Uw verkopers registreren alle ontwikkelingen rond opportunities. Zij kunnen heel gemakkelijk zelf in de gaten houden of ze voldoende energie steken in de juiste activiteiten.

De salesmanagers kunnen de activiteiten rond opportunities van alle verkopers volgen. Ze zien de aard, frequentie, volgorde en intensiteit van de activiteiten. Met Sofon kunnen ze opportunities tevens systematisch en zuiver kwalificeren en erop sturen. Door de tijd heen kunnen ze namelijk slagingspercentages en verwachte orderwaardes aan opportunities toekennen. Geeft een opportunity een reële kans op een order t.o.v. de status als prospect, de acties die worden ondernomen, de ervaringsgegevens, de concurrentie, etc? Omdat ze met Sofon ook zuivere ervaringskennis van uw bedrijf meenemen, weten ze ook waar risico’s zitten die succes in de weg staan en waar zich zaken voordoen waar ze rekening mee moeten houden. Als ze zo systematisch, met steeds dezelfde methodiek, de kansen van oppportunities analyseren en kwalificeren, zien ze waar kansen dalen en toenemen.

Uw voordelen

• U bent in staat om te sturen op de juiste activiteiten met de juiste snelheid en intensiteit om uw verkoopkansen te maximaliseren en het perspectief op werkelijke omzet te vergroten.
• Aantallen opportunities in combinatie met hun slagingskans bieden u op elk moment een goed onderbouwde omzetverwachting. Ook kunt u voorspellen welke producten worden verkocht.

Uw situatie

U heeft niet doorlopend zicht op wat er in de sales funnel gebeurt, alleen hoeveel geld er ongeveer aan offertes uitstaat. Salesmanagement slaagt er niet goed in om proactief te sturen op verkoopkansen. Verkopers leveren daartoe gegevens vaak pas laat aan, onvolledig ook. Het is moeilijk om dat veranderd te krijgen. Sturen is vooral bijsturen: hier zijn verkoopkansen gemist. Hoe kan dat? Wat hebben we niet goed gedaan? Wat moet er anders? Tegelijkertijd krijgt u signalen dat snel offertes uitbrengen een bottleneck is in uw bedrijf. Daardoor bent u al enkele veelbelovende prospects misgelopen. De vraag is zelfs of u een volgende keer nog wel wordt uitgenodigd om te offreren. Dat is toch een serieus probleem. Ook de kwaliteit van uw forecasts vormt een kopzorg. Eigenlijk heeft u te veel geld in voorraden zitten. En dat terwijl het óók voorkomt dat u levertijden niet haalt, omdat kritieke componenten niet tijdig zijn besteld. Ook wat capaciteit betreft is het een doorlopend gevecht om kosten in lijn te houden met inkomsten. Eigenlijk verloopt uw capaciteitsplanning nooit vloeiend. Dán kunt u niet tijdig aan goed personeel komen en dán ontstaat er weer onrust omdat reorganisaties nodig zijn. Hoe kan dit organischer verlopen?

De oplossing

Sofon biedt u gedetailleerde offertegegevens. Daarmee beschikt u over hoogwaardige informatie voor adequaat sales funnel management, realistische forecasts en weloverwogen planning van inkoop en productiecapaciteit.

Uw verkopers worden maximaal ondersteund in hun dagelijkse werk. Ze registreren alleen hun handelingen en activiteiten binnen hun dagelijkse werk. Ze hoeven geen aanvullende informatie in te typen die alleen voor het management van belang is. Daar lekt dus geen verkooptijd aan weg.

Sofon genereert voor het salesmanagement, als automatisch ‘bijproduct’, alle rapportages die voor sturing nodig zijn. Sales funnelanalyses zijn mogelijk over de gehele pipeline, op alle mogelijke deelaspecten en vanuit elke invalshoek. Salesmanagement heeft real time inzicht in leads, opportunities, budget proposals, offertes, contractbesprekingen, etc. En dat geldt niet alleen aantallen, maar ook wát er wordt gedaan, hoe snel erop wordt gereageerd, wat orderwaardes zijn. Salesmanagement weet dus waar zich sterke verkoopsignalen ontwikkelen, waar kansen dreigen te verdampen, waar te veel verkoopenergie weglekt, etc.

Dat maakt doelgerichte, proactieve sturing mogelijk.

Sofon berekent tevens automatisch slagingspercentages bij elke stap in de sales funnel. Dit gebeurt op basis van alle beschikbare informatie, inclusief ervaringsgegevens. Deze kanspercentages, gecombineerd met de detailinformatie uit de offertes over productopties, materialen, te leveren diensten e.d. maken forecasts mogelijk ten aanzien

van inkoop. Ze vormen ook een goede indicatie voor de planning van de productiecapaciteit.

Uw voordelen

• Uw verkopers richten zich volledig op het aanboren en verzilveren van verkoopkansen.
• Salesmanagement kan proactief sturen op het maximaliseren van verkoopkansen.
• Uw toekomstige omzet wordt voorspelbaar.
• U kunt uw inkoop adequaat plannen. U voorkomt onkosten en ontevreden of afhakende klanten als gevolg van bestelproblemen en het overschrijden van levertijden en u reduceert kapitaalverlies als gevolg van overtollige voorraden.
• Op basis van de hoogwaardige informatie in Sofon signaleert u trends, zodat u kunt anticiperen op marktontwikkelingen.
• U kunt uw productiecapaciteit adequaat plannen en maakt uw productieprocessen repeatable.
• Doordat u in staat bent om op een organische wijze op- en af te schalen met inkoop en productiecapaciteit, bestuurt u uw bedrijf op een weloverwogen manier.

Uw situatie

De afstemming binnen Sales is een steeds terugkerend probleem. Uw salesmanagement krijgt er niet goed vat op. Een paar keer is al gekeken waarom veelbelovende leads en opportunities verloren zijn gegaan. Soms waren ze verwaarloosd. Maar het is ook voorgekomen dat meerdere verkopers met dezelfde opportunities bezig waren. Potentiële klanten werden zelfs met verschillende aanbiedingen benaderd; uw verkopers beconcurreerden elkaar met kortingen. Dat kwam later pas naar boven. Het zette uw bedrijf niet bepaald in een professioneel, betrouwbaar daglicht. De meeste prospects besloten hun heil elders te zoeken. In een enkel geval werd het toch een deal. Maar Sales kon toen slechts de minst lucratieve aanbiedingen verzilveren. In twee situaties heeft die gebrekkige afstemming u echt veel marge gekost. Waren verkopers met potentiële klanten aan het onderhandelen zonder kennis van uw cultuurgebonden prijsbeleid. Daar is toen wel een donderspeech over gehouden. Maar probleem is dat dit eigenlijk zomaar wéér kan gebeuren.

De oplossing

Sofon is er bij uitstek op ingericht om bedrijven te ondersteunen die vanuit complexe, grensoverschrijdende verkoopsituaties opereren. Situaties waarbij verkoop plaatsvindt vanuit verschillende locaties door zowel de eigen Salesafdeling als via partners en resellers. U kunt in Sofon eenvoudig en overzichtelijk al uw verkoopkanalen registreren evenals de toekenning van leads en opportunities aan verkopers binnen al die kanalen. Hiermee blijft uw gehele Salesorganisatie efficiënt en goed afgestemd opereren, hoe complex die ook in elkaar zit.

Een ander belang van een goede registratie hiervan is dat u geen moeilijkheden krijgt met uw pricing policies. Als u over landsgrenzen heen zaken doet, zult u op basis van verschillende kostenposten en cultuuraspecten waarschijnlijk een gevarieerd prijsbeleid hanteren. Met ‘verkeerde’ verkopers die aan leads en opportunities werken, kan het daar fout gaan. Want waar het in het ene land vanzelfsprekend is om nog te onderhandelen over een aangeboden prijs, kan dat in een ander land als eindbod worden beschouwd. Fouten op dit vlak zijn kostbaar voor u.

En klanten die door concurrerende verkopers van of namens uw bedrijf zicht krijgen op uw prijsbeleid zullen blijvend gebruik maken van de gunstigste aanbiedingen, wat u marge kost. Met slim territory management via Sofon voorkomt u dit allemaal.

Uw voordelen

• U voorkomt conflicten binnen uw verkoopapparaat.
• U voorkomt dat uw verkoopkansen verminderen en dat uw deals minder lucratief zijn dan nodig.
• U voorkomt dat uw prijsbeleid wordt doorkruist, wat u enorm veel marge kan kosten of wat u te duur maakt waardoor prospects afhaken.

Uw situatie

Als multinational verkoopt u een grote range aan producten in diverse markten en landen. Uw centrale marketingafdeling communiceert doorlopend met uw verkopers om beleidskeuzes, aanbod en vraag in balans te houden. Ze maakt met regelmaat nieuwe productcatalogi voor de verschillende markten. Tegelijkertijd zijn de fabrieken waar u gebruik van maakt, voortdurend bezig om hun producten te vernieuwen. De uitwisseling tussen verkoop en marketing enerzijds en productontwikkeling in de fabrieken anderzijds is geen afgestemd proces: de ene partij wacht niet op de andere. Verschillen in tijdzones maken het er ook al niet gemakkelijker op. Door dit onoverzichtelijk activity management is geolied productbeheer lastig. Het kost u veel mankracht en dat blijkt elk jaar een flinke personeelskostenpost. Daar komt bij dat er in de afstemming tussen centrale marketing, verkopers en fabrieken regelmatig dingen fout gaan. Een bepaalde productoptie is niet langer gewenst in een bepaalde markt. Die informatie komt wel door, maar bij het updaten van het product zit de optie er ineens weer op. De afspraak is verloren gegaan. Zo levert u door communicatiestoornissen soms producten met verkeerde, ontbrekende of niet toegestane opties. Herstelkosten lopen sterk op en in het ergste geval bezorgt het u zeer ontevreden en afhakende klanten.

De oplossing

Sofon is dé oplossing in situaties van complexe communicatie. U haalt alle afstemmingsproblemen weg door via Sofon kennismodellen te maken van alle productopties in samenhang met wat kan en mag in de verschillende markten (variantenmanagement). U beschikt dan altijd over een correcte, immer actuele bron van informatie waar alle partijen gebruik van maken. Fabrieken kunnen daar elk moment van de dag op inloggen en hun producten zelf updaten. En wilt u een fabriek duidelijk maken dat u voor een bepaalde markt een optie bewust weglaat, dan blokkeert u die optie in Sofon voor de betreffende markt. De fabriek krijgt dan automatisch de correctie informatie en kan niet per ongeluk de ongewenste productoptie maken. Alle informatie is voor alle partijen consistent: centrale marketing, al uw verkopers en de fabrieken. Tijdsverschillen spelen geen rol meer. U heeft uw activity management slim gemaakt.

Uw voordelen

• U kunt met veel minder mankracht uw producten in de verschillende markten beheren.
• U voorkomt dat u verkeerde producten maakt en u vermijdt daarmee onnodig hoge onkosten en ontevreden klanten.

Uw situatie

Uw bedrijf heeft contact met oneindig veel klanten. Klanteninformatie zit in uw systeem, maar het is een voortdurend ‘gevecht’ om de gegevens up to date te houden. Lastig in het klantencontact is het als Salesmedewerkers met lange dienstverbanden vertrekken en anderen de contacten overnemen. U bent dan afhankelijk van de kwaliteit van de informatie die ze in het systeem hebben gezet. Dat is heel erg verschillend. Vaak zijn uw nieuwe Salesmedewerkers lang bezig om erachter te komen bij wie ze met wat moeten zijn. Zonde van de verkooptijd. Het is ook dikwijls puzzelen over de opvolging van activiteiten naar potentiële klanten toe, omdat niet bekend is wat de respons is geweest op de acties die al zijn ondernomen. U ervaart ook dat campagnes van uw bedrijf lang niet altijd succesvol zijn. Waarschijnlijk omdat de informatie bij de aangeschreven bedrijven niet op de juiste plek terecht komt. De relatieopbouw met bestaande en aankomende klanten is verre van optimaal.

De oplossing

Sofon is zó ingericht dat uw Salesmedewerkers heel laagdrempelig klanteninformatie registreren als onderdeel van hun dagelijkse werk. Via vraag-antwoordlijsten worden verkopers ertoe aangezet om alle relevante informatie te verzamelen: contactpersonen met hun specifieke bevoegdheden en verantwoordelijkheden, de frequentie en inhoud van contacten met hen, wanneer welke informatie is gestuurd, wat reacties van contactpersonen zijn op activiteiten en voorstellen, welke belangrijke opmerkingen ze maken in gesprekken, e-mails, telefoontjes, etc. Zo vergaren uw verkopers gaandeweg, zonder extra inspanning, praktische en kwalitatieve klanteninformatie die bijdraagt aan uw verkoopsucces. Doordat deze informatie centraal beschikbaar is communiceren al uw verkopers, of ze nu ervaren of nieuw zijn, altijd met de juiste contactpersonen en zijn ze goed geïnformeerd in klantgesprekken. En hoe beter uw medewerkers in de communicatie aansluiten bij zowel de informatiebehoefte als de bevoegdheden van de contactpersonen, hoe efficiënter ze opereren en hoe groter de kans op succes.

Deze hoogwaardige informatie is ook waardevol als contactpersonen veranderen van bedrijf. U weet dan in hoeverre een contactpersoon uw bedrijf kent en hoe hij tegenover uw producten staat. Dat is bijvoorbeeld belangrijke informatie binnen uw territory management. Als een andere verkoper met deze contactpersoon te maken krijgt, is hij meteen goed voorbereid. De betreffende contactpersoon ervaart daardoor dat u serieus geïnteresseerd bent in hem en het bedrijf. Dat kan bij beslissingen de weegschaal positief beïnvloeden.

Uw voordelen

• Uw kansen op verkoopsucces worden groter doordat uw verkopers goed geïnformeerd zijn.
• Uw contactpersonen en klanten ervaren dat u geïnteresseerd bent in hen, wat hun oordeel positief kan beïnvloeden.
• U verspilt de tijd van klanten niet met contacten die niet aansluiten bij zijn (informatie)behoefte.
• Uw verkopers werken efficiënt doordat ze altijd met de juiste personen communiceren.
• Door campagnes op contactpersonen te richten wordt de kans op succes groter.

Uw situatie

U wilt internationaal groeien, nieuwe markten betreden. Maar zakendoen in andere landen is een kostbare weg vol praktische en juridische hobbels. U moet andere commerciële culturen, talen, tijdzones en valuta zien te overbruggen. Werken met resellers is veelal een goede oplossing. Zij hebben lokale marktkennis en een waardevol netwerk. Probleem is wel dat ze geen kennis hebben van uw producten. Een serieuze barrière, want u heeft dan een stevig verkoop binnendienst nodig om  nodig om deze resellers te ondersteunen. En verschillen in tijdzones en taalbarrieres blijven ook dan nog in de weg staan. De onderlinge communicatie blijft voortdurend ‘hangen’ op de verschillen in reguliere kantoortijden en beschikbare medewerkers met juiste talenkennis. Dat maakt snel offreren voor resellers erg lastig en dat vermindert de aantrekkelijkheid van u als aanbieder. En hoe langer een offertetraject duurt, hoe groter de kans dat zaken niet meer kloppen. Bijvoorbeeld omdat materiaalprijzen intussen zijn gewijzigd. Ook door verschillen in taal en valuta ontstaan onduidelijkheden en misverstanden. Waren het nu gallons of liters? Was de prijs nu in dollars of euro’s?

Veel mailverkeer, verkeerde afspraken. Er zitten opties op het product die in dat land niet blijken te zijn toegestaan. In de productie blijkt pas dat de offerte niet correct was. Of dat uw product door onduidelijke communicatie met uw reseller niet tegemoet komt aan de verwachtingen van de klant. En die accepteert het product niet. Een hoop gedoe met resellers en klanten ver weg. Meestal is de uitkomst van het sommetje dat de kosten voor u zijn.

De oplossing

Internationaal zaken doen vraagt om Sofon. Het is een grenzeloze oplossing om alle kennis van uw producten vlot beschikbaar te stellen aan resellers, die 24/7 foutloos kunnen offreren en orders kunnen afsluiten in hun taal en valuta zonder dure, tijdrovende commerciële ondersteuningsoperatie van uw kant.

U maakt, in de talen die u nodig heeft, kennismodellen van uw producten en alle culturele elementen die van toepassing zijn. Bijvoorbeeld (wettelijke) bepalingen die in een regio/land gelden en prijzen die in lijn zijn met de lokale onderhandelingscultuur. Zo heeft u per regio/land een juiste bron van informatie waar uw resellers 24/7 uit kunnen putten.

Uw reseller logt in op de Sofon server op het moment dat het hem uitkomt. Via beantwoording van een vragenlijst in zijn taal kan hij een correcte offerte samenstellen. Deze is vanzelf opgesteld in de taal en valuta voor zijn regio/land. Hij kan geen opties kiezen die in zijn markt niet zijn toegestaan. De offerte is altijd correct. Hij kan op zelfgekozen momenten ook zo veel offerteversies maken als hij wil.

Essentie van de oplossing is dat uw reseller zelfstandig uit de voeten kan. Wat u in wezen doet via de Sofon oplossing is uw reseller een offerte sturen welk product hij voor welke prijs bij u kan inkopen. Wat de reseller vervolgens onderhandelt met de klant - welke toezeggingen en kortingen hij geeft - is geheel aan hem.

De reseller is tevens zelf verantwoordelijk voor zijn offertes en dus ook voor eventuele fouten die hij maakt. Als hij bijvoorbeeld een optie vergeet en de klant leest de orderbevestiging niet goed door, dan kunnen ze u niet aanspreken op levering van een onvolledig of verkeerd product.

Uw voordelen

• U kunt zonder veel barrières internationaal zakendoen.
• Uw resellers kunnen 24/7 autonoom zaken voor u doen en beschikken daarbij altijd over de juiste informatie.
• De kans dat uw resellers succesvol zijn is aanzienlijk groter, omdat ze via Sofon snel en correct kunnen reageren op aanvragen; er gaat geen tijd verloren.
• U heeft veel minder ondersteuningscapaciteit nodig voor support van uw resellers: veel minder onkosten dus.
• U heeft geen kostbare verstoringen in uw productie als gevolg van misverstanden in de afstemming met resellers.
• De verantwoordelijkheid voor de juiste bestelling ligt bij de resellers, waardoor u niet meer voor de kosten opdraait als de klant door misverstanden niet krijgt wat hij verwacht.

Uw situatie

Campagnes van uw bedrijf zijn weinig succesvol. De respons is laag, de kosten relatief hoog. Elke keer als een campagne op stapel staat, kost het veel tijd om geactualiseerde gegevens te vergaren. Te veel mensen zijn daar mee bezig. Veel van het campagnemateriaal wordt algemeen geadresseerd, bij gebrek aan informatie over contactpersonen. Uitnodigingen voor customer events komen vaak ook niet daar waar Sales ze wil hebben. U hoort regelmatig dat contactpersonen van klanten graag waren gekomen, maar de uitnodiging niet hebben gezien. U mist kansen in de relatieopbouw met bestaande en nieuwe klanten.

De oplossing

Met Sofon kunt u via het aanklikken van kenmerken heel eenvoudig selecties maken van subdoelgroepen binnen uw klantenbestand. Daar hoeft u niets extra’s voor te doen of tijdrovende acties voor te ondernemen. Zo kunt u news letters, uitnodigingen, mailingacties en dergelijke altijd gericht toesturen en campagnes ook op de juiste personen richten. Door met Sofon te werken krijgt u dit allemaal automatisch als mogelijkheid.

Uw voordelen

• U valt geen (potentiële) klanten lastig met informatie die hen niet interesseert.
• U verspilt geen tijd aan zoektochten naar de te adresseren personen bij acties en campagnes.
• U bent niet onnodig geld kwijt aan publicatiemateriaal dat niet te bestemder plekke komt.

Uw situatie

U heeft niet altijd goed en tijdig zicht op wat er in de markt en in uw salesorganisatie gebeurt. U heeft het idee dat u vaak achter de feiten aan loopt. Dat uw bedrijf meer met bijsturen dan sturen bezig is. Er zijn regelmatig verrassende ontwikkelingen. Een trouwe klant van u die ineens stopt met het kopen van uw producten. Onderzoek achteraf wijst uit dat het aantal aanvragen van hem al een jaar lang achteruitliep. Daar blijkt geen actie op te zijn ondernomen, geen signaal over te zijn afgegeven. Producten die recent nog op voorraad zijn gelegd, blijken nauwelijks te worden verkocht: ze slaan niet aan. U heeft twee verkopers ineens moeten ontslaan, omdat ze al een tijd lang slecht presteerden. U hoort dat enkele veelbelovende potentiële klanten naar de concurrent zijn gegaan omdat ze zo lang op offertes moesten wachten. U heeft een bedrijf moeten inhuren voor sales analyses, maar daar wordt door Verkoop flink over gemopperd. Allerlei excel sheets die moeten worden ingevuld, tijdsdruk, niemand is er blij mee. En de kosten van dat bureau lopen stiekem aardig in de papieren. Maar ja, u wilt toch beter kunnen sturen! Het blijft, ook met dat dure bureau, een hele kopzorg!

De oplossing

Als u met Sofon werkt, kunt u heel eenvoudig rapporten samenstellen vanuit elke mogelijke invalshoek. Dit geeft uw salesorganisatie alle stuurinformatie die nodig is zonder dat dit verkopers of salesmanagers extra registratiewerk kost. Het systeem genereert deze informatie automatisch uit de beschikbare gegevens.

Heeft een salesmanager een tijdsoverzicht nodig, dan draait hij aantallen klanten, uitgebrachte offertes en uitstaande offertewaardes uit. Wil hij zien of verkopers met de juiste dingen bezig zijn, dan drukt hij simpelweg op de knop om alle activiteiten rond leads en verkoopkansen te zien. Of hij genereert een rapport per verkoper: hoeveel activiteiten verricht hij, hoeveel verkoopkansen verzilvert hij, welke omzet draait hij? Over een partner: hoeveel en wat voor offertes brengt deze partner uit? Rond een bepaalde opportunity: welke activiteiten hebben hier op plaatsgevonden?

Rapporten per klant zijn ook mogelijk: hoeveel offertes maken we, welke omzet draaien we daar? Ook kan worden ingezoomd op contactpersonen: welke activiteiten hebben we met deze contactpersoon in de voorbije 2 jaar gedaan? Marktgerelateerde rapporten zijn eveneens zonder problemen beschikbaar: in welke mate verkoop ik mijn nieuwste product t.o.v. andere? Of: waar vragen klanten om, welke trends zie ik in mijn offertes?

U kunt ook zien hoeveel tijd uw medewerkers aan offertes besteden en dit afzetten tegen alle orderwaardes. Zo kunt u uitrekenen wat offertes kosten en daar, waar gewenst, actie op ondernemen.

Sofon maakt ook zelfanalyse door verkopers mogelijk. Zij kunnen namelijk alle mogelijke rapporten over zichzelf genereren. Zo zien ze tijdig of ze het gepland aantal activiteiten en hun omzettargets halen. Ze kunnen ook in de gaten houden of ze niet per ongeluk een opportunity of een klant verwaarlozen.

Uw voordelen

• U pikt tijdig alle mogelijke signalen op, of het nu gaat om verkoopkansen die zich aandienen, een verkoper die minder presteert, het aantal offertes dat omlaag gaat of een trend in de vraag naar producten. Daardoor kunt u op elk moment sturen en bijsturen op maximaal sales rendement.
• Werken met Sofon biedt u gratis alle gegevens voor sales analyses en salesmanagement, dus u hoeft geen kosten te maken door inhuur van consulting bureaus.
• Doordat uw verkopers heel laagdrempelig aan zelfanalyse kunnen doen, werken ze efficiënter en doelgerichter.
• U kunt weldoordachte strategische keuzes maken door alle gemaakte kosten in de sales funnel af te zetten tegen de opbrengsten van de orders. U kunt er dan bijvoorbeeld als engineer to order bedrijf voor kiezen om de klantspecificiteit van producten te ondervangen met variantenmanagement, waardoor u substantieel bespaart op engineering.

Uw situatie

Uw bedrijf opereert naar behoren, het aantal orders dat u binnenhaalt is tevredenstellend, maar u slaagt er niet goed in om groei te realiseren. Omzet en afzet blijven rond hetzelfde punt schommelen. U heeft pogingen gedaan om te onderzoeken wat er binnen verkoop beter kan. Waarom leveren sommige offertes bijvoorbeeld geen orders op? Maar dat soort vragen roept veel weerstand op bij Sales. Verkopers trekken een lelijk gezicht, wijzen op de drukte en zijn liever bezig met de volgende offerte voor de volgende klant. Het kost natuurlijk ook veel papierwerk om zoiets uit te pluizen. Aan uw ERP-systeem heeft u in dit verband niets.

Verbeterprogramma’s zetten ook niet echt zoden aan de dijk. U heeft er in de loop der tijd enkele doorgevoerd, maar die vragen best veel tijd van uw organisatie. Na elk programma gaat het even wat beter, maar ze vormen geen spingplank voor echte groei. Goed beschouwd ligt de focus in uw bedrijf op het realiseren van de binnenkomende orders, het oplossen van knelpunten in de productie en het tevreden houden van klanten. Met de snelle evolutie in de vraag is de dagelijkse werkdruk hoog. Aandacht  voor groei zit toch wel in de verdrukking.

De oplossing

Als u met Sofon werkt, kunt u niet alleen de informatie uit gewonnen orders benutten, maar ook die uit lost orders: verloren orders. Daar hoeft u niets extra’s voor te registreren. Analyse van verloren orders is evenveel en zo mogelijk nog méér waard dan het analyseren van gewonnen orders. Want als u weet waarom klanten niet voor u kiezen, kunt u daar iets aan veranderen. Juist in het feit dat offertes geen orders worden, zitten uw verbetermogelijkheden en uw groeipotentie.

Sofon herbergt gegevens uit alle offerteversies van alle klanten. Door de versies van lost orders tegen het licht te houden en te zoeken naar gemeenschappelijke gemene delers kunt u daar signalen uit halen. Daarbij kunt u inzoomen op elk aspect dat u kunt bedenken. Misschien ontdekt u dat het bij bepaalde producten altijd bij één order blijft. Dan zit er mogelijk iets fout in de after sales. Ontbreekt daar misschien kennis, een servicegerichte houding? Of duikt steeds dezelfde optie op in lost orders? Moet u die optie dan nog wel aanbieden? Zijn het bepaalde producten die niet lopen? Dan is het zinnig om te kijken welke gewenste opties deze artikelen ontberen. Of ziet u dat u steeds misgrijpt na budget proposals, als de werkelijke prijs wordt geoffreerd? Dan bent u mogelijk te duur en is het zaak uw prijsmanagement onder de loep te nemen. U kunt de informatie van lost orders natuurlijk ook afzetten tegen categorieën klanten. Zijn het juist interessante klanten die veel lost orders scoren of veel eenmalige klanten met wie relatieopbouw minder relevant is? Dat vereist een verschillende mate van spoed bij het ondernemen van actie. Al deze lost order informatie is uiterst waardevol om heel gericht te kunnen verbeteren. En in verbeteren liggen uw groeikansen.

Uw voordelen

• U kunt groei realiseren door op een onderbouwde manier doelgericht te verbeteren.
• U kunt proactief aan klanttevredenheid werken: u maakt een veel grotere kans goede klanten te behouden en nieuwe te werven.
• U kunt voorkomen dat toekomstige orders verloren gaan.
• U voorkomt dat u investeert in zaken die u niets opleveren, zoals de ontwikkeling van nieuwe producten, terwijl de weg naar groei elders ligt, bijvoorbeeld in een beter prijsbeleid.  

Uw situatie

De kwaliteit van uw sales forecasts is niet al te best. U moet regelmatig vaststellen dat voorspelde omzet en afzet niet overeenkomen met de realiteit. Voorraadvoering is heel hectisch. Regelmatig wordt misgegrepen waardoor levertijden niet worden gehaald. Mopperende klanten. Bij een paar trouwe klanten is het kantje boord geweest.

Tegelijkertijd heeft u van sommige artikelen juist te veel voorraad. En dat zijn ook nog eens artikelen die flink in prijs zijn gedaald.

Adequate productieplanning is al net zo lastig. Soms komt u te kort aan uw flexibele schil en schieten de kosten voor werving en inzet van uitzendkrachten omhoog. Op andere momenten doet u er zó lang geen beroep op, dat een paar ervaren flexibele krachten al elders emplooi hebben gevonden. Zonde. Maar wat doe je eraan? Qua planning en besturing blijft u in onrustig vaarwater zitten.

De oplossing

Sofon zorgt ervoor dat u alle gegevens die uw verkopers voor hun dagelijkse activiteiten registreren, benut ten behoeve van sales forecasting. Dit kost niemand extra werk.

Uw verkopers noteren hun activiteiten via slimme vragenlijsten. Op basis hiervan maakt het systeem automatisch kansberekeningen. Dit gebeurt op elk moment in de sales funnel, bijvoorbeeld als een lead een opportunity wordt of een budget proposal een offerte. Door alle detail gegevens in alle offertes te combineren met de kansberekeningen, komt een sales forecast in tijd tot stand waar u niets extra’s voor hoeft te doen. Deze forecast geeft een beeld van de hoeveelheid te verwachten orders met inzicht in alle details van aangeboden artikelen en diensten. Omdat in offertes ook levertijden staan aangegeven, weet u ook op welke termijn u wat moet produceren. Kostprijzen en orderwaardes worden eveneens inzichtelijk.

Op basis hiervan heeft u zicht op toekomstige omzet en kunt u inkoop en productiecapaciteit plannen. U ziet vroegtijdig welke meer en minder tijdrovende producten u moet maken, hoeveel engineers en productiemedewerkers u wanneer nodig heeft. U kunt ook voorzien of u qua levertijden in de problemen komt en daar anticiperende actie op ondernemen. En zijn er diensten aan uw producten verbonden, zoals installatie, dan weet u ook van tevoren hoeveel monteurs en installateurs u op welke termijn moet inzetten.

Uw voordelen

• U heeft zicht op toekomstige omzet.
• U kunt zich met inkoop, engineering, productie en installatie optimaal voorbereiden op toekomstig werk.
• U kunt anticiperen op dreigende leverproblemen door extra engineering- en/of productiecapaciteit in te huren of met de klant in contact te treden over andere levertijden.
• Door tijdige planning maakt u uw productieprocessen repeteerbaar.
• Doordat u in staat bent om op een organische wijze op- en af te schalen met inkoop en inzet van mensen en middelen, bestuurt u uw bedrijf op een weloverwogen manier.