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Auftragsmanagement

Sofon ermöglicht es Ihnen, unverfälschte Aufträge samt Planungsinformationen automatisch in das ERP-System zu laden, und liefert Ihnen Informationen für Produktionsprognosen. 

Auftragsmanagement

Sofon ermöglicht es Ihnen, unverfälschte Aufträge samt Planungsinformationen automatisch in das ERP-System zu laden, und liefert Ihnen Informationen für Produktionsprognosen. Damit unterstützen Sie Ihr ERP-System optimal. Sie erreichen dadurch einen hohen Reproduzierbarkeitsgrad in Ihrem Produktionsprozess, wodurch Sie große Volumen verarbeiten können, ohne dass Margen durch unnötige Produktionsstörungen geschmälert werden. Ihr Unternehmen erbringt bessere und schnellere Leistungen, und Sie erhalten den nötigen Spielraum, um Ihren Produktionsprozess zu optimieren, was eine noch höhere Rendite generiert.

Mit Sofon lassen sich im Bereich „Auftrag“ die folgenden Prozesse intelligent gestalten:

 

Auftragserstellung

Ihre Situation

Bei einer manuellen Auftragserfassung laufen Sie immer Gefahr, dass Aufträge fehlerhaft in Ihr ERP-System eingegeben werden. Tippfehler bei der Informationsübertragung und Auslegungsunterschiede sorgen regelmäßig für Probleme. Die Folge: Ineffizienz Ihres ERP-Systems, Produktionsstörungen, Überschreitung der Lieferzeiten und Margeneinbußen. Doch in manchen Fällen sind die Folgen noch viel gravierender. Bei der Lieferung zeigt sich, dass Ihr Produkt nicht die Erwartungen des Kunden erfüllt. Das kann den gesamten Business Case gefährden und beträchtliche Schadenersatzforderungen zur Folge haben.

Die Lösung

Sofon bietet eine automatisierte Auftragserfassung. Angenommene Aufträge werden automatsch in Auftragsbestätigungen/Verträge umgewandelt und ins ERP-System geladen. Die zwischen Ihren Verkäufern und dem Kunden getroffenen Absprachen stimmen 1 zu 1 mit dem überein, was in Produktion geht.

Mit Sofon lassen sich sogar laufende Aufträge noch anpassen, und diese Anpassungen werden automatisch in Ihrem ERP-System verarbeitet. Etwaige Auswirkungen auf Preis und Lieferzeit werden dann ebenfalls automatisch berücksichtigt.

Diese Option ist besonders interessant, wenn Sie Aufträge abschließen, deren Details erst später bekannt werden, bzw. wenn Sie kundenspezifische Produkte mit längerer Herstellungszeit liefern. Sie können die Basis Ihres Produkts bereits vorab zusammenstellen und Ihren Kunden trotzdem bis zum letzten Moment noch Wahlmöglichkeiten bei variablen Teilen anbieten. So stellen Sie sich auch bei komplexen Produkten extrem flexibel gegenüber dem Kunden auf. Sie können sogar schon dann Konfigurationen zusammenstellen, wenn es noch gar keine Kunden dafür gibt.

Ihre Vorteile

  • Durch Clean Orders funktioniert Ihr ERP-System optional.
  • Sie bringen den Produktionsfluss in Gang und arbeiten mit allenfalls kurzen Lieferzeiten.
  • Ihr Produktionsprozess lässt sich reproduzieren, was Ihnen Zeit und Einblicke verschafft, um Ihren Prozess zielgerichtet zu optimieren.
  • Ihr Unternehmen profitiert von einer höheren Leistung und geringeren Produktionskosten.
Produktionsvorbereitung

Ihre Situation

Für eine reibungslose Planung und Produktion muss in der Arbeitsvorbereitung alles zu 100% stimmen und aufeinander abgestimmt sein. Besonders, wenn Sie viel auf Projektbasis arbeiten, ist das nicht immer leicht. Es gibt unzählige Momente, in denen etwas schiefgehen kann. Eine Anpassung wird nicht verarbeitet. Etwas wird vergessen. Die Bestellung von Teilen wird zu früh ins ERP-System eingegeben. Oder zu spät. Ein einziger menschlicher Fehler kann gravierende Folgen haben. Bestellungen von Teilen sind beispielsweise nicht aufeinander abgestimmt. Alles im Projekt ist bereit, aber Sie müssen noch zwei Monate auf dieses eine Teil warten. Oder Materialien treffen zu früh ein. Sie stehen tagtäglich im Weg und sind unnötige, teure Vorräte: Ihnen entstehen Vorratsverluste. Und das nur wegen eines einzigen Fehlers, der absolut menschlich ist.

Die Lösung

Mit Sofon können Sie Ihre Abteilung Arbeitsvorbereitung maximal entlasten. Arbeitsvorbereiter können Angebote nämlich um Planungsinformationen ergänzen und erweitern. Angebote enthalten Positionen, in die sie eintragen können, welche Teile wann bestellt werden sollen. Auf diese Weise wird nie zu spät oder zu früh bestellt. Ihre Arbeitsvorbereiter müssen sich viel weniger merken, sie müssen lediglich den Zusammenhang zwischen der Planung von Teilen und Projekten im Blick behalten. Mit einem einzigen Klick können Sie all diese Informationen in das ERP-System übertragen.

Ihre Vorteile

  • Sie vermeiden kostspielige Verzögerungen bei Projekten und eine unnötige teure Vorratsbildung.
  • Ihre Arbeitsvorbereiter machen weniger Fehler und schaffen in der gleichen Zeit mehr.
Produktionsplanung

Ihre Situation

In einem überaus dynamischen Markt ist es schwierig, den Einkauf von Materialien und die Produktionsplanung gut auf die Nachfrage abzustimmen. Sie stellen durchaus Prognosen an, stützen diese aber eher auf historische Erfahrungswerte als auf die aktuelle Marktlage. Dadurch, dass Sie nicht genau wissen, wie viel Arbeit auf Sie zukommt, sind Sie regelmäßig mit Problemen in der Produktion konfrontiert. Zu späte Bestellungen von (wichtigen) Teilen sorgen für Störungen in der Fabrik und längere Lieferzeiten. In manchen Fällen können Sie sogar wochen- oder monatelang nicht liefern, was eine schwerwiegende Verzögerung in Projekten nach sich zieht. Damit sind Ihre Kunden ganz und gar nicht glücklich. Die Folge: Kosten, Unzufriedenheit, Schadenersatzforderungen und Interessenten, die sich letztendlich doch von Ihnen abwenden. Wenn Sie jedoch zur Vermeidung von Lieferschwierigkeiten große Vorräte vorhalten, entstehen Ihnen wiederum Kapitalverluste. Bei der Aufnahme und Ausmusterung von Komponenten bleiben Sie regelmäßig auf Teilen in großen Mengen sitzen, die Sie nicht mehr verkaufen. Auch das bedeutet unvorhergesehene Kosten.

Die Lösung

Wenn Sie Angebote mit Sofon erstellen, können Sie jederzeit sehen, wie viele Angebote mit welcher geschätzten Aussicht auf Auftragserteilung ausstehen. Ausgehend davon können Sie durchgehend Prognosen auf Materialebene und auf Ebene der Produktionskapazität erstellen. Dadurch können Sie in diesem Bereich den Einkauf von Produktkomponenten und den Einsatz von Maschinen sowie die Arbeitsstunden antizipieren. Mit diesen Erkenntnissen können Sie auch neue Projekte auf intelligente Weise einplanen. Diese Möglichkeit ist sogar noch interessanter, wenn Sie mit kritischen teuren Komponenten mit langen Lieferzeiten arbeiten. Denn Sie können damit ziemlich gut einschätzen, wie viele dieser Komponenten Sie in welchem Zeitraum benötigen.

Sofon unterstützt Sie auch bei der Aufnahme und Ausmusterung von Teilen. Sie können die Komponenten in „aussichtsreichen Angeboten“ nämlich mit der noch vorrätigen Stückzahl vergleichen und dadurch genau planen, wann Sie zu einem neuen Teil wechseln. Auf diese Weise können Sie recht präzise Ihren Bestand ermitteln. Dieser Wechsel verursacht kaum Aufwand. Sie ersetzen in Sofon einfach das Argument des alten Teils durch das Argument des neuen. Mit Sofon bestellt Ihr ERP-System selbstständig das neue Teil. Und genau für dieses Teil ist im Lager sofort ein Plätzchen frei.

Ihre Vorteile

  • Ausgehend von laufenden Prognosen zum Materialeinkauf und zur Auslastung der Produktionskapazität können Sie möglichst kurze Lieferzeiten erzielen.
  • Sie betreiben ein intelligentes Vorratsmanagement und vermeiden Produktionsstörungen, Lieferschwierigkeiten und Projektverzögerungen und damit hohe Kosten, Unzufriedenheit von Kunden und mögliche Schadenersatzforderungen.
  • Sie senken das Risiko einer teuren Vorratsbildung aufgrund von Zinsverlusten und Abbuchungen.
  • Sie gehen mit der Aufnahme und Ausmusterung von Teilen sehr bewusst um und vermeiden Vorratsverluste durch überzählige Bestände.

Kunden, die von dieser Lösung profitieren

Sofon-Produkte, die das Auftragsmanagement erleichtern

Proposal Organizer

Sofon Proposal Organizer unterstützt die zentrale Vertriebsorganisation, Vertriebsbüros, Vertriebsaußendienst und Service-Mitarbeiter, aber auch den indirekten Vertriebskanal mit dem Verkauf kundenspezifischer Produkte und Dienstleistungen. Der Inhalt des Vertriebsprozesses wird von Sofon Proposal Organizer verwaltet und automatisiert, während Sofon Sales Organizer (oder ein anderes CRM-Paket) die Kontaktverwaltung, Aktivitätenverwaltung, das Verwalten der Verkaufschancen und das Berichtswesen versorgt.

Kontakt zu Sofon

Sofon Deutschland GmbH
Centroallee 261
46047 Oberhausen

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