Sofon Approval App

• Um die App nutzen zu können, muss Sofon Approval Portal Baseline 2019 vor Ort oder in der Cloud installiert werden.
• Zusätzlich muss eine separate Sofon Web Edition Mobile-API vor Ort oder in der Cloud installiert werden. Die Endpunkt-URL für diese API muss über das öffentliche Internet zugänglich sein.
• Da alle dieselbe App verwenden, hostet Sofon einen Erkennungsdienst auf Azure. Dieser Erkennungsdienst stellt sicher, dass ein Benutzer mit dem richtigen SWE Mobile API-Endpunkt verbunden ist. Ohne eine Registrierung im Discovery Service ist es nicht möglich, die Genehmigungs-App zu aktivieren. Diese Registrierung wird von Sofon durchgeführt und erfordert die E-Mail-Domain eines Unternehmens und die SWE Mobile API-Endpunkt-URL. Für ein Unternehmen können mehrere Endpunkte registriert werden (z. B. eine UAT- und Produktionsumgebung).

Sofon Proposal Organizer bietet bereits diverse Möglichkeiten, Angebote und Aufträge richtig zu genehmigen. Durch den Einsatz von Rollen kann gesteuert werden, wer dafür welche Befugnisse erhält. So kann geregelt werden, dass Angebote, die den normalen Regeln entsprechen, keine Genehmigung brauchen, dass jedoch beispielsweise das Überschreiten eines Angebotsbetrages, im Fall von Nachlässen oder beim Anbieten bestimmter Produkte eine Genehmigung erforderlich ist. Auch komplexere Genehmigungsabläufe werden unterstützt. So ist es möglich, pro Angebot eine Hierarchie von Genehmigungen zu definieren.

Wenn die Absprachen klar sind und diese korrekt im Proposal Organizer dokumentiert sind, wird eine Genehmigung nur für Dinge verlangt, die eine Ausnahme bilden. Denn wenn ein Verkäufer ein Angebot innerhalb der Regeln erstellt, braucht nichts genehmigt zu werden. Die Produkte, Preise und Konditionen liegen innerhalb der vorab definierten Regeln.

Um sowohl einen einfachen als auch einen komplexen Genehmigungsprozess zu unterstützen, verfügt Sofon Proposal Organizer über drei Genehmigungsformen.

Bei einer kleineren Organisation, wenig komplexen Produkten oder niedrigen Preisen wird es meist so sein, dass eine Person für das Autorisieren von Ausnahmen von der Regel zuständig ist. Im Proposal Organizer ist es möglich, in diesem Fall – bei Auftreten eines Umstands, der Autorisierung verlangt – dass der Angebotsersteller automatisch eine E-Mail an den Prüfer mit der Bitte um Genehmigung versenden lässt. Der Prüfer prüft das Angebot und genehmigt es oder lehnt es ab. Bei Ablehnung gibt er mittels eines Texts im Logbuch für das betreffende Angebot den Grund dafür an. Der Angebotsersteller macht dann eine neue Angebotsversion und reicht diese erneut zur Genehmigung ein.

Die zweite Abstufung der Genehmigung unterscheidet zwischen der technischen und der kaufmännischen Genehmigung. In diesem Fall kann zunächst einmal das Entwurfsangebot zur technischen Genehmigung vorgelegt werden. Wenn die technische Genehmigung erfolgt ist, kann sodann die kaufmännische Genehmigung bei der dafür zuständigen Person eingeholt werden. Auch diese Schritte werden mit automatischen E-Mails und Filtern an Berichten unterstützt.