Bij het woord “offertesoftware” denkt u mogelijk aan een slimme tekstverwerker. Een soort Word waarmee je op een handige manier tekstblokken verzamelt en daarmee een mooie offerte maakt. Dat kan voor bepaalde bedrijven inderdaad een handig hulpmiddel zijn. Maar bij Sofon bedoelen wij nog wat meer met offertesoftware. Offertesoftware moet helpen snel en eenvoudig goede offertes te maken.
Wat is een goede offerte voor de ontvanger?
Een goede offerte adresseert de behoefte van de ontvanger. Dat is dus geen opsomming van producten, maar een aanbieding van een specifieke oplossing voor een specifiek probleem. Dat betekent dus dat in een goede offerte allereerst het probleem wordt beschreven. Er moet immers wat opgelost worden! Vervolgens beschrijft de offerte de oplossing. En wel zo dat de ontvanger er een oplossing in herkent, dus niet een opsomming van producten. Verder bevat een goede offerte natuurlijk alle noodzakelijke voorwaarden waaronder geleverd wordt.
Wat is een goede offerte voor de verzender?
Een goede offerte biedt een oplossing die de verzender daadwerkelijk kan realiseren met een acceptabele marge. Het is immers niet de bedoeling dat de aangeboden oplossing vervolgens een probleem is voor degene die de oplossing moet leveren! Bijvoorbeeld omdat de oplossing niet geproduceerd kan worden zoals aangeboden, of niet geleverd kan worden met de gewenste marge. Tenslotte is ook voor de leverancier het opnemen van de voorwaarden waaronder geleverd wordt van belang.
Wat is goede offertesoftware?
Goede offertesoftware ondersteunt de verkoper bij het maken van een goede offerte, voor zowel de ontvanger als de verzender. Daarbij horen de volgende stappen:
- Het vaststellen van de behoefte;
- Het selecteren en samenstellen van de juiste oplossing;
- Het bepalen van de juiste verkoopprijs, al dan niet uitgaand van de kostprijs;
- Het vaststellen van alle randvoorwaarden waarbinnen de oplossing tegen de aangeboden prijs kan worden geleverd;
- Het maken van een professioneel, compleet en correct offertedocument;
- Het maken van een technische specificatie voor intern gebruik;
- Het verstrekken van een interne analyse van de offerte, bijvoorbeeld voor het bepalen van de risico’s en de onderhandelingsruimte.
Goede offertesoftware zorgt voor “Guided Selling”. Het heeft een gidsfunctie voor de verkoper bij de genoemde stappen. Zodat de verkoper eenvoudig en snel perfecte offertes maakt waarmee hij kan scoren. Maken uw verkopers nog offertes met Word en Excel? Dan wordt het tijd voor echte offertesoftware.
