CPQ-SELECTIE: MAAK GEEN VEILIGE KEUZES MAAR WAAG DE SPRONG

CPQ (configure-price-quote) is een term die vaak wordt gebruikt voor het proces dat leidt tot het genereren van een verkoopvoorstel voor bedrijven die complexe producten en/of diensten aanbieden. Ander ook gebruikte termen zijn ‘quote to cash’ (QTC) en ‘salesconfigurator’.

Het doel van de CPQ-software is om bedrijven te helpen om gecompliceerde aanbiedingen te configureren, op de juiste manier de prijzen te berekenen en uiteindelijk snelle en nauwkeurige offertes te maken op basis van die informatie. CPQ-software kan idealiter de kloof tussen lead en order overbruggen.

Mijn ervaring met CPQ

Ik heb in de loop er jaren heel veel selectietrajecten voor een CPQ-oplossing meegemaakt en ondertussen ook veel geslaagde implementaties gezien, maar helaas ook erg veel niet of minder geslaagde trajecten. Er zijn een aantal valkuilen, veelal gebaseerd op angst of voorzichtigheid, die een succesvolle selectie en implementatie en een daadwerkelijke return-on-investment in de weg staan.

Valkuil 1: ERP-systeem is leidend

Hoewel al decennia achterhaald, bestaat er bij veel managers nog steeds de gedachte dat het beter is een complete oplossing door een enkele leverancier te laten leveren. Dat lijkt een veilige gedachte, maar dat is precies de reden dat iedere grotere ERP-leverancier hier een oplossing voor aanbiedt. Men wordt bang gemaakt voor integraties en dubbel onderhoud, terwijl aan de andere kant iedere zichzelf respecterende leverancier beweert open te zijn en eenvoudig te koppelen. Er wordt totaal geen aandacht gegeven aan het feit dat het CPQ-proces niet te vergelijken is met het ERP-proces. Een ERP-leverancier heeft ontzettend veel kennis van de gestructureerde processen zoals deze plaatsvinden in het voortbrengingsproces. Dat geldt ook voor de consultants van die leverancier. Maar CPQ is een totaal ander gebied waar heel andere kennis en vaardigheden gevraagd worden. Vergelijkbaar met CAD en CRM, waar het een geaccepteerd feit is dat deze niet door eenzelfde leverancier geleverd worden. Niemand overweegt een CAD-systeem te vervangen als er (weer) een ander ERP-systeem wordt ingevoerd. De praktijk heeft ook meermaals bewezen dat een geslaagde CPQ-implementatie meerdere ERP-systemen kan overleven.

Valkuil 2: Denken vanuit de techniek

De overtuiging dat het volledig uitwerken en doortrekken van de technische mogelijkheden naar verkoop de oplossing is, is volledig misplaatst. Ik zie veel bedrijven stukgaan op de overtuiging dat het gereedschap de oplossing is. Als maar alle technische mogelijkheden en beperkingen in een intelligent systeem (configurator) gestopt worden, dan is het probleem opgelost. De praktijk is anders. Ten eerste is dit een lange weg en te vaak nooit ‘klaar’ gebleken doordat het nu eenmaal erg veel moeite en tijd kost om vooraf alle mogelijkheden uit te werken. En de ontwikkelingen gaan door; de markt verandert, de techniek wijzigt, in feite is het een bewegend doel. Maar het grootste probleem is dat men van binnen naar buiten redeneert. Verkoop zit niet te wachten op een technisch systeem, te vaak heb ik gezien dat gebruik hiervan eenvoudigweg geweigerd wordt. Laat staan dat de complexiteit nog door iemand te onderhouden is. Wat verkoop nodig heeft is hulp bij het omzetten van de klantvraag. Welke vragen moeten gesteld worden om de toepassing van de klant te analyseren en te vertalen naar een oplossing binnen de technische of commerciële grenzen van het eigen bedrijf, of deze nu al uitgewerkt zijn of niet. Op deze manier fungeert verkoop als poortwachter van een bedrijf en worden alle processen en systemen voor de orderafhandeling vele malen eenvoudiger.

Valkuil 3: Korte termijn benadering

CPQ is voor velen een onbekend en ongrijpbaar gebied. Het is daarom heel verleidelijk en het lijkt een veilige keuze te zijn om kleine stappen te nemen. Bedrijven kiezen vaak voor eenvoudige oplossingen of beginnen met een eenvoudig product. Het nadelig gevolg hiervan is dat én het effect klein is, én dat het niet een volledige oplossing biedt. Als verkoop niet dat complexe en niet 100% standaard project met speciale voorwaarden kan samenstellen en calculeren, maar alleen dat ene of enkele eenvoudige producten, dan volgt er geen acceptatie. Laat staan als er nu of in de toekomst ook andere verkoopkanalen zoals dealers, agenten of eindklanten in staat moeten zijn hun eigen oplossing samen te stellen. Alleen als de gewenste eindsituatie meegenomen wordt in de selectie en de implementatiefasering bestaat er grote kans op succes.

Valkuil 4: Onderschatten van de investering

De impact van de invoering van een CPQ-oplossing is groot. De invulling hiervan bepaalt hoe succesvol een bedrijf gaat worden. Waar in feite ERP-systemen goed te vergelijken zijn omdat de gevraagde functionaliteit helder is, is dat bij CPQ-systemen veel minder het geval. Mede omdat men de complexiteit en impact niet overziet, wordt er vaak minder rationeel gekozen. Vaak wordt gekozen op basis van uiterlijke kenmerken (GUI, userinterface) of initiële investering. Daarbij wordt niet voldoende gekeken of het systeem de benodigde complexiteit op een dusdanige manier aankan dat de logica ook onderhoudbaar blijft. En hoeveel ondersteuning er daadwerkelijk nodig is tijdens de implementatie, maar vooral gedurende het dagelijks gebruik. Een ogenschijnlijk veilige keuze voor een lage investering heeft maar al te vaak hoge implementatie- en onderhoudskosten tot gevolg terwijl niet de beoogde functionaliteit wordt bereikt.

Valkuil 5: Gebrek aan visie en ambitie

Eigenlijk zijn de eerdergenoemde valkuilen samen te vatten onder dezelfde noemer. Als het management van een bedrijf geen visie heeft en niet de ambitie om deze te verwezenlijken, zullen er altijd veilige keuzes gemaakt worden, en zal een CPQ-implementatie kostbaar zijn en weinig opbrengst hebben. Alleen als het management een duidelijk einddoel voor ogen heeft en ook de visie en ambitie heeft om niet uit te gaan van bekende mogelijkheden, maar een open mind heeft en een ideaal proces probeert te verwezenlijken kan er daadwerkelijk veel bereikt worden waardoor het rendement op de benodigde investering veel hoger is dan oorspronkelijk gedacht.

Maak de sprong

Kort samengevat heb ik de volgende aanbevelingen voor uw CPQ-oplossing:

• Denk ‘out-of-the-box’ en laat u niet verleiden tot een ogenschijnlijk veilige ERP-module
• Benader de keuze altijd vanuit verkoopoogpunt, niet vanuit engineering
• Durf groot te denken en probeer sub-optimalisaties te vermijden
• Reserveer voldoende budget
• Heb de ambitie om een ideale toekomstvisie voor uw bedrijf te verwezenlijken

Wilt u meer weten? Graag ga ik of één van mijn collega’s een persoonlijk gesprek met u aan.

Wil je op de hoogte blijven van al onze blogs, volg dan onze LinkedIn bedrijfspagina.