AUSWAHL EINES CPQ-SYSTEMS

CPQ (Configure-Price-Quote) ist ein Begriff, der häufig für den Prozess verwendet wird, der zur Generierung eines Verkaufsvorschlags für Unternehmen führt, die komplexe Produkte und/oder Dienstleistungen anbieten. Andere hierfür verwendete Begriffe sind „Quote-to-Cash“ (QTC) und „Vertriebskonfiguration“.

Das Ziel der CPQ-Software besteht darin, Unternehmen zu helfen, komplexe Angebote zu konfigurieren, die Preise auf die richtige Weise zu berechnen und dadurch letztlich schnellere und präzisere Offerten auf der Grundlage dieser Daten zu erstellen. CPQ-Software kann damit im Idealfall die Kluft zwischen Lead und Auftrag überbrücken.

Meine Erfahrungen mit CPQ

Ich habe im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Verfahren zur Auswahl einer CPQ-Lösung begleitet und inzwischen auch viele erfolgreiche Einführungen miterlebt, aber leider auch sehr viele weniger gelungene oder sogar gescheiterte Verfahren. Es gibt eine Reihe von Fallstricken, die oft auf Angst oder Zurückhaltung zurückzuführen sind und der erfolgreichen Auswahl und Einführung eines Systems und der Erzielung einer echten Kapitalrendite im Wege stehen.

Fallstrick 1: Das ERP-System ist maßgeblich

Obwohl diese Vorstellung schon seit Jahrzehnten überholt ist, herrscht bei vielen Managern noch immer die Vorstellung, es sei besser, eine Komplettlösung von einem einzigen Lieferanten abzunehmen. Das mag Sicherheit vermitteln, aber genau das ist der Grund dafür, dass jeder größere ERP-Anbieter hierfür eine Lösung bietet. Es wird die Angst vor Integrationsproblemen und doppelter Wartung geschürt, während andererseits jeder halbwegs ernstzunehmende Lieferant behauptet, offene Software anzubieten, die sich problemlos koppeln lässt. Es wird in keiner Weise berücksichtigt, dass der CPQ-Prozess mit dem ERP-Prozess überhaupt nicht zu vergleichen ist. Ein ERP-Lieferant verfügt über fundierte Kenntnisse der strukturierten Prozesse, die im Entwicklungsprozess eine Rolle spielen. Das gilt auch für die Consultants dieses Lieferanten. CPQ ist aber ein völlig anderer Bereich, in dem ganz andere Kenntnisse und Fähigkeiten gefordert sind. Das ist in etwa mit CAD und CRM vergleichbar; hier wird allerdings problemlos akzeptiert, dass diese nicht vom selben Lieferanten angeboten werden. Niemand käme auf die Idee, ein CAD-System auszutauschen, wenn (wieder einmal) ein neues ERP-System eingeführt wird. In der Praxis hat sich auch wiederholt gezeigt, dass eine erfolgreiche CPQ-Einführung durchaus mehrere ERP-Systeme überleben kann.

Fallstrick 2: Von der Technik aus denken

Die Überzeugung, dass die vollständige Ausarbeitung und Umsetzung der technischen Möglichkeiten für den Verkauf die ideale Lösung sei, ist ein Irrweg. Ich sehe viele Unternehmen an der Überzeugung scheitern, dass das Werkzeug die Lösung ist. Wenn nur alle technischen Möglichkeiten und Grenzen in einem intelligenten System (Konfigurator) kombiniert werden, so glaubt man, sei das Problem gelöst. Die Praxis sieht jedoch anders aus. Erstens handelt es sich hier um einen langen Weg, der viel zu oft niemals endet, da es nun einmal enorm viel Zeit und Aufwand kostet, vorab alle Möglichkeiten auszuarbeiten. Und die Entwicklung steht nicht still: Der Markt bewegt sich, die Technik ändert sich – im Grunde handelt es sich also um ein bewegliches Ziel. Aber das größte Problem besteht darin, dass man von innen nach außen argumentiert. Der Vertrieb ist nicht an einem technischen System interessiert; zu oft habe ich erlebt, dass die Benutzung eines solchen Systems einfach verweigert wurde. Abgesehen davon muss das komplexe System auch noch von jemandem gewartet werden. Was der Vertrieb braucht, ist Unterstützung bei der Umsetzung der Wünsche des Kunden. Welche Fragen müssen gestellt werden, um die Anwendung des Kunden zu analysieren und auf dieser Basis eine Lösung innerhalb der technischen und kommerziellen Grenzen des eigenen Unternehmens zu realisieren, ganz gleich ob bereits ausgearbeitet oder nicht? Auf diese Weise erfüllt der Vertrieb eine Kontrollfunktion in einem Unternehmen, und alle Prozesse und Systeme für die Auftragsabwicklung werden um ein Vielfaches einfacher.

Fallstrick 3: Kurzfristiges Konzept

CPQ ist für viele eine unbekannte und ungreifbare Materie. Darum lässt man sich oft dazu verleiten, den scheinbar sicheren Weg einzuschlagen und in kleinen Schritten vorzugehen. Unternehmen entscheiden sich oft für einfache Lösungen oder beginnen mit einem einfachen Produkt. Dadurch bleibt allerdings leider der Effekt begrenzt und das Produkt bietet darüber hinaus keine vollständige Lösung. Wenn der Vertrieb nicht auch Angebote für komplexe und nicht 100 % standardmäßige Projekte mit speziellen Bedingungen zusammenstellen und kalkulieren kann, sondern nur ein bestimmtes Produkt oder einige einfache Produkte, wird das System nicht abgenommen. Schon gar nicht, wenn heute oder in der Zukunft auch andere Vertriebskanäle, etwa Händler, Agenten oder Endkunden in der Lage sein sollen, ihre eigenen Lösungen zusammenzustellen. Nur wenn bereits im Auswahl- und Einführungsprozess die gewünschte Endsituation berücksichtigt wird, sind die Erfolgsaussichten gut.

Fallstrick 4: Unterschätzung der Investition

Die Einführung einer CPQ-Lösung hat weitreichende Folgen. Die Auswahl des Systems bestimmt mit, wie erfolgreich ein Unternehmen wird. Während sich ERP-Systeme gut miteinander vergleichen lassen, weil die verlangte Funktionalität feststeht, ist dies bei CPQ-Systemen in viel geringerem Maße der Fall. Auch weil die Komplexität und die Auswirkungen nicht überblickt werden, wird die Entscheidung oft auf weniger rationaler Grundlage getroffen, beispielsweise auf der Basis äußerlicher Merkmale wie der grafischen Benutzeroberfläche oder anhand der Höhe der Anfangsinvestition. Es wird dann nicht oder nicht ausreichend untersucht, ob das System die benötigte Komplexität auf eine Art und Weise bewältigen kann, die auch auf Dauer eine problemlose Unterhaltung der Logik gewährleistet. Auch wird nicht berücksichtigt, wie viel Unterstützung tatsächlich bei der Einführung, vor allem aber während des täglichen Einsatzes des Systems benötigt wird. Eine vermeintlich sichere Entscheidung für eine niedrige Investition zieht nur zu oft hohe Implementierungs- und Wartungskosten nach sich, obwohl die angestrebte Funktionalität noch nicht einmal erzielt wird.

Fallstrick 5: Mangel an Vision und Ehrgeiz

Eigentlich lassen sich die vorgenannten Fallstricke alle unter einen Nenner bringen. Wenn das Management keine Vision hat und nicht den Ehrgeiz besitzt, eine Vision zu kreieren und zu verwirklichen, wird es bei Entscheidungen immer auf Nummer sicher gehen; eine CPQ-Einführung wird dann teuer sein und nur geringe Erträge generieren. Nur wenn das Management ein klares Ziel vor Augen und zudem die Vision und den Ehrgeiz hat, nicht auf ausgetretenen Wegen zu gehen, sondern offen bleibt und versucht, einen idealen Prozess zu gewährleisten, kann tatsächlich viel erreicht werden; die Rendite der benötigten Investition wird dann weitaus höher ausfallen als ursprünglich angenommen.

Wagen Sie den Sprung!

Zusammengefasst empfehle ich Ihnen für Ihre CPQ-Lösung Folgendes:

• Denken Sie „out-of-the-box“ und lassen Sie sich nicht zu einem auf den ersten Blick sicher erscheinenden ERP-Modul verleiten.
• Gehen Sie bei der Auswahl immer von der Warte des Vertriebs aus, nicht vom Engineering.
• Wagen Sie es, groß zu denken, und geben Sie sich nicht mit weniger optimalen Lösungen zufrieden.
• Reservieren Sie ein ausreichend großes Budget.
• Versuchen Sie, ein ideales Zukunftsbild für Ihr Unternehmen anzustreben.

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