GROEI DOOR EEN KENNISMODEL MET TWEE NIVEAU’S

Peter Bergman heeft in de loop der jaren als consultant al veel klanten met uiteenlopende vragen bijgestaan. De klantspecifieke oplossingen die hij, in afstemming met collega’s, bedacht en uitwerkte, zijn al net zo divers. Als we hem vragen er eentje uit te pikken, komt hij met het voorbeeld waarbij hij een kennismodel ‘op twee niveau’s’ voorstelde. Dat is namelijk mogelijk met Sofon. Het bleek een passend antwoord op verschillende denkpatronen en werkwijzen binnen de betreffende onderneming.

Schets even kort de situatie?

Peter: “Het betreft een machinefabrikant met groeiambities die enkele jaren geleden met Sofon is gaan configureren. Deze klant heeft al zijn producten in een kennismodel ondergebracht waar verkopers in alle landen uit putten. Via de vraag-antwoordstructuur van de configuratiemodule zijn ze in staat om snel en foutloos te offreren. Omvangrijke en complexe offertes krijgen ze probleemloos in één dag de deur uit. Het kennismodel is een belangrijke spil in de standaardisering die men aan het doorvoeren is. Ze ondervinden daar in de praktijk veel voordelen van. Zonder dat ze inboeten aan klantspecificiteit hebben ze hun voorraden al sterk kunnen verminderen, zijn ze slagvaardiger geworden in service. Ze willen vooral groeien via eenvoud en overzicht. Niet méér handjes, maar know how centraal beschikbaar stellen, zodat iedereen, ongeacht ervaring, daar snel en foutloos mee uit de voeten kan. Foutloze orders betekenen een clean productieproces. Zo voorkom je dat met groei ook de effecten van fouten en verstoringen in de productie toenemen.”

En wat bedoel je nu met die twee niveau’s?

Peter: “Dat heeft met een overname te maken. Het management van de machinefabrikant wilde Sofon ook doorvoeren in een bedrijf dat men had overgenomen. Maar daar hield men er een heel andere filosofie en werkwijze op na. Offertes werden in een ERP-omgeving gemaakt en configuratie gebeurde met een zelfgebouwd artikel-picksysteem, dat veel vrijheden kende en alleen door zeer medewerkers bediend kon worden . Offreren kostte erg veel tijd, was foutgevoelig, vaak kon een offerte de deur niet uit voordat er alsnog verschillende medewerkers deze controleerden op juistheid en volledigheid. Om een idee te geven: van de klant hoorde ik dat een salesmedewerker daar zeker 7 jaar nodig had om door te groeien tot sales engineer. Nou, dan denk je natuurlijk: als Sofon érgens op zijn plaats is! Met onze oplossing hoeft een salesmedewerker alleen met Sofon te leren werken en kan dan meteen met alle kennis uit de voeten. Dat is eerder 7 uur of 7 dagen dan 7 jaar. In het bedrijf werd ook nog erg vanuit engineering gedacht. De machines die men bouwde, leken erg veel op elkaar, maar werden steeds als unieke producten beschouwd en alsdus in het productieproces behandeld.

Probleem was dat er veel weerstand was om te veranderen. Het management kreeg het maar niet voor elkaar om configuratie via Sofon in te voeren en zo de stap naar standaardisering te zetten. De frustraties daarover waren al hoog opgelopen toen ik de vraag kreeg of wij misschien een oplossing hadden. Dat was best een uitdaging. Maar na een korte, interne brainstorm en studie van de huidige werkwijze in de ‘rebelse’ fabriek, hadden we eigenlijk snel een antwoord. Sofon is juist heel flexibel, dus waarom zou je die flexibiliteit niet benutten binnen één en hetzelfde bedrijf? Het mooie is dat de klant eigenlijk verbaasd was dat we ‘ja’ op zijn vraag zeiden. Ze hadden niet verwacht dat een systeem de bron kan zijn van waaruit ze interne verschillen in ziens- en werkwijzen kunnen overbruggen.”

Wat heb je gedaan; hoe ziet de oplossing eruit?

“In de nieuwe werkmaatschappij hebben ze voor één van de machines een kennismodel gebouwd, waaruit de verkopers productopties kunnen kiezen. Dat is nog heel elementair, maar zo kunnen ze wennen aan de werkwijze met Sofon en de voordelen ervaren. En dat model is stapsgewijs te verrijken en aan te passen. Dat is het handige van Sofon: je kunt er als onderneming al je producten in onderbrengen en er verschillende kennismodellen aan hangen, van eenvoudige tot zeer geavanceerde. Het is eigenlijk een kleidoos: kennismodellen zijn precies zó te kneden dat ze bij elk bedrijfsonderdeel passen. De machinefabrikant kan de nieuwe werkmaatschappij nu meenemen in zijn groeifilosofie op basis van standaardisering en een clean productieproces. Het niveau van denken in relatie tot Configure to Order in die nieuwe werkmaatschappij ligt alleen anders. Maar als ze daar de voordelen van Sofon gaan ervaren, verwacht ik dat die verandering geen probleem meer is.”

Kijk je er tevreden op terug?

Peter: “Nou, ‘terugkijken’ is niet het juiste woord. Het bedrijf blijft zich ontwikkelen en wij bewegen daar in mee. Ik hoor van de klant dat men ons als partner ziet en wij ervaren dat ook absoluut zo. We investeren in elkaar en voelen ons samen verantwoordelijk voor het succes, dat is het in feite. Dat is ook onze aanpak bij Sofon. Investeren betekent onder meer dat we ons heel grondig verdiepen in de precieze behoeften van een bedrijf. Welke knelpunten ervaart men, waar komen die vandaan, liggen er structurele oorzaken aan ten grondslag? Hoe steken zijn bedrijfsprocessen in elkaar? We vragen net zo lang door en kijken net zo lang rond totdat we daar echt goed zicht op hebben. Dat is namelijk de basis voor de klantspecifieke oplossing. Deze klant liet weten dat we zelfs dingen naar boven haalden waar ze zelf bedrijfsblind voor waren geworden. Dat was wel mooi om te horen. Wat ons betreft hebben we echt samen een toekomst. Bij nieuwe ideeën zijn en blijven we beschikbaar om die naar de kennismodellen te vertalen.”

Wilt u met ons hierover sparren, neem dan contact met ons op!

Wilt u op de hoogte blijven van al onze blogs, volg dan onze LinkedIn bedrijfspagina.