background image 0

Sofon Proposal Organizer

Sofon Proposal Organizer ondersteunt de centrale verkooporganisatie, verkoopkantoren, verkoopbuitendienst en service medewerkers, maar ook het indirecte verkoopkanaal met de verkoop van klantspecifieke producten en diensten. In feite beheert en automatiseert Sofon Proposal Organizer de inhoud van het verkooptraject, terwijl Sofon Sales Organizer (of een ander CRM-pakket) contactmanagement, activiteitenmanagement, het managen van verkoopkansen en het rapportageproces verzorgt.

proposal organiser NL

Functies Sofon Proposal Organizer

Sofon Proposal Organizer ondersteunt behoefteanalyse, productconfiguratie, driedimensionale productvisualisatie (indien van toepassing), calculatie van verkoopprijzen en marges, kostprijscalculatie en het genereren van complete multi-level stuklijsten en routings. Ook zorgt Sofon Proposal Organizer voor het produceren van verkoopdocumenten inclusief offertes, contracten en intern benodigde documenten.

Online- en offline-gebruik

Sofon Proposal Organizer werkt veilig en betrouwbaar offline en online. In geval van offline-gebruik vindt er automatische replicatie plaats tussen notebook en centrale server. Nieuwe offertes en orders worden gesynchroniseerd en nieuwe prijslijsten en productaanpassingen worden automatisch bijgewerkt.

Vraag-antwoordopzet

Configuratie en calculatie vinden plaats door eenvoudig vragen te beantwoorden. De vragenlijst gedraagt zich volledig dynamisch, wat inhoudt dat alleen relevante vragen worden gesteld en alleen mogelijke antwoorden worden toegestaan. Op basis van de gegeven antwoorden wordt alle benodigde output direct gegenereerd in de achtergrond. Dit betekent dat alle benodigde informatie beschikbaar is, zodra de laatste vraag is beantwoord.

Workflow

Workflow zorgt ervoor dat alle relevante gebruikers over een bijgewerkte takenlijst beschikken. E-mailmeldingen worden automatisch gegenereerd aan leden van het account team (verkoop, marketing, product management) wanneer een actie nodig is, zoals een controle of goedkeuring.

Integratie met Microsoft Word

Geïntegreerd met Microsoft Word, worden complete en foutloze offertes en contracten gegenereerd, inclusief begeleidende brief, inhoudsopgave, documentatie van producten of diensten, illustraties, managementsamenvattingen, ROI-berekeningen, financieringsregelingen en algemene voorwaarden. Verkopers behoeven niet langer kopieën te maken van verouderde documenten en er gaat geen tijd meer verloren met het corrigeren van lay-outs of het uitvoeren van riskante ‘zoek en vervang’ acties. Het ontwerp en de lay-out van documenten kunnen conform de eigen bedrijfsrichtlijnen worden gemodelleerd, zodat iedereen automatisch verkoopdocumenten maakt die aansluiten op huisstijl en interne afspraken en kwaliteitsnormen.

Verbonden productposities

Een offerte is niet beperkt tot slechts een enkel product of een enkele productconfiguratie. Een offerte kan bestaan uit veel verschillende producten (voor grote opdrachten of projecten) en veel verschillende productconfiguratie-posities, zodat de klant of prospect eenvoudig kan vergelijken en analyseren wat de invloed is van het toevoegen of wijzigen van complete producten, of productspecifieke kenmerken, of opties. De productposities zijn onderling verbonden, zodat een de gehele offerte een compleet en consistent document wordt.

Marge- en risicorapportage

Teneinde verkopers en verkoopmanagement te voorzien van de juiste onderhandelingsdetails produceert Sofon Proposal Organizer een intern marge- en risicorapportage voor iedere offerte (of offertepositie). Zo beschikt verkoop over de informatie die nodig is om orders te winnen terwijl de marges zo hoog mogelijk blijven.

Documentgeneratie: van a tot z

Sofon Proposal Organizer ondersteunt niet alleen het produceren van offertes en orders maar ook het genereren van complete voorstellen en contracten, klantspecifieke handleidingen, interne en externe formulieren en andere noodzakelijke documenten. 

Alle documenten worden opgeslagen in een database. Versienummers worden vastgehouden van alle offertes en andere documenten. Als een aangepaste versie wordt geproduceerd, wordt het opgeslagen onder een eigen versienummer, zodat opeenvolgende documenten eenvoudig kunnen worden gevolgd. Het versiebeheer zorgt er bovendien voor dat documenten die intussen intern zijn goedgekeurd en verzonden aan klanten of prospects, niet meer kunnen worden aangepast. Aanpassingen kunnen alleen worden gemaakt in documenten die nog niet zijn goedgekeurd en verzonden.

Autorisatie

Op basis van bedrijfsregels en medewerkersrollen, kan een offerte (of ander document) automatisch worden gerouteerd langs de juiste mensen of afdelingen voor aanvulling, controle of goedkeuring, afhankelijk van bijvoorbeeld productconfiguratie, prijsniveau of aangeboden korting. De workflow zorgt ervoor dat documenten worden behandeld door de juiste medewerkers en dat geen documenten worden gegenereerd en verstuurd zonder de vereiste interne autorisaties.

Gecombineerd met workflow vindt replicatie plaats van offertes (of andere documenten) tussen verkoopbuitendienst en het verkoopkantoor. Offertes die moeten worden gecontroleerd of goedgekeurd komen automatisch terecht bij de juiste medewerkers. Op dezelfde manier worden offertes die gegenereerd of goedgekeurd zijn door het verkoopkantoor weer automatisch verzonden naar de juiste buitendienstmedewerkers. 

Integratie met CRM en ERP

Integraties voorkomen dubbel werk en menselijke fouten. Sofon Proposal Organizer kan worden aangeroepen vanuit CRM waarbij gebruik gemaakt wordt van de beschikbare CRM-gegevens. Als de order binnen is kan deze vanuit Sofon doorgestuurd worden naar het ERP-systeem zodat de order, orderregels en Bill of Materials automatisch en volledig vastgelegd worden in het ERP-systeem. Er kan ook vanuit ERP gestart worden (bijvoorbeeld vanuit het orderproces), waarbij gebruik gemaakt wordt van de beschikbare ERP-gegevens voor het configureren van bijvoorbeeld een orderregel of een order.

Filters

Sofon Proposal Organizer ondersteunt offertebeheer door rapporten en overzichten te produceren, op papier of beeldscherm. Gebruikers kunnen met behulp van filters eenvoudig de voor hen relevante informatie zichtbaar maken.

Aanpasbaar

Sofon Proposal Organizer maakt gebruik van modellen zoals die in Sofon Studio door u zelf worden gemaakt. Een model vertoont zich aan de eindgebruiker van Sofon Proposal Organizer in de vorm van een vragenlijst. Sofon Studio biedt de mogelijkheid om zowel zeer eenvoudige modellen aan Sofon Proposal Organizer ter beschikking te stellen als ook functioneel zeer rijke modellen. In die zin bepaalt het in Sofon Studio ontwikkelde model het gedrag van Sofon Proposal Organizer.