background image 0

Sofon Approval Portal

Sofon Approval Portal biedt uitgebreide aanvullende autorisatiefuncties voor Sofon Proposal Organizer. Kenmerkend zijn de mogelijkheden tot het goedkeuren of afkeuren van offertes via een portal en het toepassen van meerdere goedkeuringsniveaus.

Fiatteringmogelijkheden

Sofon Proposal Organizer biedt diverse mogelijkheid offertes en orders goed te fiatteren. Door middel van het gebruik van rollen kan worden aangestuurd wie daarvoor welke bevoegdheden krijgt. Zo kan worden geregeld dat offertes die voldoen aan de normale regels geen fiattering behoeven maar dat bijvoorbeeld bij overschrijding van een totaal offertebedrag, in geval van kortingen of bij het aanbieden van bepaalde producten fiattering benodigd is. Ook complexere fiatteringprocedures worden ondersteund; zo is het mogelijk een hiërarchie van fiatteringen te definiëren per offerte.

Fiatteringproces

Om het fiatteringproces zo snel en eenvoudig mogelijk te laten verlopen is het mogelijk per fiatteringverzoek automatisch een e-mail te sturen aan de beoordelaar met verzoek om fiattering, eventueel voorzien van een rapportage waarin de relevante inhoud van de offerte wordt getoond. Daarnaast is het mogelijk met behulp van filters eenvoudig een overzicht op te vragen van alle offertes in een bepaald stadium, bijvoorbeeld alle offertes die wachten op goedkeuring of alle offertes die zijn goedgekeurd of afgekeurd.

Fiatteren wanneer het nodig is

Als de afspraken duidelijk zijn en deze goed zijn vastgelegd in Proposal Organizer zal fiattering alleen worden gevraagd voor zaken die een uitzondering vormen. Immers, als een verkoper een offerte binnen de regels maakt, dan valt er niets te fiatteren. De producten, prijzen en condities vallen binnen de vooraf gedefinieerde regels.

Van eenvoudig tot complex

Om zowel een eenvoudig als een complex fiatteringproces te ondersteunen beschikt Sofon Proposal Organizer over drie vormen van fiattering.

Enkelvoudige fiattering

Bij kleinere organisatie zal het in de regel zo zijn dat een enkele persoon verantwoordelijk is voor het fiatteren van uitzonderingen op de regels. Binnen Proposal Organizer is het mogelijk om in dit geval bij het optreden van een omstandigheid die om fiattering vraagt, de offertemaker automatisch een e-mail te laten sturen aan de beoordelaar met een verzoek om goedkeuring. De beoordelaar bekijkt de offerte en keurt deze af of goed. Bij afkeuring zal hij door middel van een tekst in het logboek voor de betreffende offerte de reden vermelden. De offertemaker maakt vervolgens een nieuwe versie van de offerte en biedt deze opnieuw ter goedkeuring aan.

Technische en commerciële fiattering

De tweede gradatie van fiattering maakt onderscheid tussen de technische en commerciële goedkeuring. In dit geval kan in eerste instantie de conceptofferte ter technische fiattering worden aangeboden. Als de technische fiattering heeft plaatsgevonden kan vervolgens de commerciële fiattering worden gevraag d aan degene die daarvoor verantwoordelijk is. Ook deze stappen worden ondersteund met automatische e-mailberichten en filters op overzichten.

Approval Portal

Voor complexere fiattering is de Approval Portal de juiste oplossing. Door middel van het gebruik van rollen kan worden aangestuurd welke gebruiker daarvoor welke fiatteringbevoegdheden krijgt. Zo kan worden geregeld dat offertes die voldoen aan alle regels geen fiattering behoeven maar dat bij bijvoorbeeld overschrijding van een totaal offertebedrag, in geval van kortingen of bij het aanbieden van bepaalde producten fiattering benodigd is (“Uitzonderingen”). Als de complete offerte de toestand “technisch OK” heeft kan de offerte op “gereed voor goedkeuring” worden gezet. Als de complete offerte de toestand “commercial OK” heeft kan de offerte op “goedgekeurd” worden gezet. Iedereen die goedkeuring moet verlenen krijgt een e-mail met een link naar de offerte die moet worden goedgekeurd via de portal. Er kunnen twee personen een e-mail krijgen per uitzondering die moet worden goedgekeurd. Er kan worden vastgelegd dat één van beide akkoord moet geven of dat beide personen akkoord moeten geven. Via de portal krijgt de gebruiker toegang tot het rapport waarin de details ten behoeve van de goedkeuring staan vermeld.

Uitzonderingsregels kunnen hiërarchisch gerelateerd zijn. Ze worden dan in volgorde van hiërarchie afgewerkt. Eerst wordt een e-mail gestuurd voor de uitzondering met de laagste hiërarchie. Als voor deze uitzondering goedkeuring is verleend start de procedure voor de volgende uitzondering. Als alle uitzonderingen zijn goedgekeurd wordt de offerte automatische op goedgekeurd gezet.

De Approval Portal voorziet ook in goedkeuring van offertes voor verkopers die onderweg zijn en geen toegang hebben tot de centrale offertedatabase. Zij ontvangen bij goedkeuring een pincode per e-mail waarmee ze op hun eigen notebook de offerte kunnen goedkeuren zodat ze voor een goedkeuring dus niet genoodzaakt zijn hun lokale gegevens te synchroniseren met de centrale server.