<
Connect with us   icon linkedin top   
background image 0
background image 1
background image 2

Authorization and approval

Uw situatie

In uw bedrijf lopen offertetrajecten regelmatig vertraging op in het stadium van approval. Het kost behoorlijk wat tijd om snel goedkeuringen te krijgen. Zonde eigenlijk, maar altijd nog beter dan vollledig vrij spel voor uw verkopers. Dat heeft u aan banden gelegd, omdat de productie te vaak in de problemen kwam doordat volumes en levertijden te gemakkelijk waren toegezegd. Soms lukte het om dat met kunst- en vliegwerk toch voor elkaar te krijgen. Maar andere keren was het gewoon onmogelijk. Mopperende klanten, erg vervelend. De grootste affaire was nog toen u een machine afleverde die niet aan de verwachtingen van een klant voldeed. Te weinig capaciteit voor de beoogde toepassing. Dat was mis gegaan doordat een verkoper een technische specificatie had aangepast waar hij de consequenties niet van had overzien. Was er doorheen geglipt. Doffe ellende. Sindsdien zijn afspraken rond autorisatie en goedkeuring strak getrokken. Offreren duurt nu veel langer, maar dat neemt u op de koop toe. Hoewel u steeds meer signalen krijgt dat prospects afhaken, omdat ze elders sneller aanbiedingen krijgen…..

De oplossing

In Sofon kunt u al uw regels voor autorisatie en goedkeuring heel fijnmazig vastleggen in samenhang met wat wordt aangeboden. De regels zijn op elk moment inzichtelijk en worden door het systeem automatisch toegepast. Autorisatie en approval kunnen van alles betreffen: het geven van kortingen van één product of grotere volumes, meerjarenleveringen, de omgang met lagere en hogere orderwaardes, het toezeggen en aanpassen van levertijden, het aanpassen van technische opties, noem maar op. Alles wat u wilt vastleggen is mogelijk.

U kunt autorisatie en approval specifiek aan personen toewijzen, maar in de praktijk zal dat veelal aan functies en rollen van medewerkers zijn. U kunt alle gewenste gradaties in het systeem onderbrengen: dat de salesmanager een korting moet goedkeuren en de productiemanager  de aanpassing van een levertijd. Approval kan ook trapsgewijs worden ingericht: dat er eerst groen licht moet komen van - bijvoorbeeld - de verkoopdirecteur en pas als deze akkoord is, van de landendirecteur. Tevens is er de mogelijkheid om bij afwezigheid van personen één of meer vervangers te definiëren, zodat het proces van autorisatie en approval altijd doorloopt.

Het systeem signaleert wanneer iemand iets buiten zijn bevoegdheid probeert toe te zeggen. Het zorgt dan automatisch voor een melding aan de persoon of personen die goedkeuring moeten geven. Hierin staat de meldingsreden en wat er moet worden goed- of afgekeurd. Er staat tevens een tijdsperiode in genoemd en er zitten reminders in gebakken, zodat het snel gaat. De melding van goedkeuring of afkeuring wordt automatisch naar de aanvrager gestuurd, ook met reden. Na dat alle  aspecten van een offerte een goedkeuring hebben gekregen  wordt de offerte vrijgegeven en kan deze naar de klant worden gestuurd.

Uw voordelen

  • U voorkomt boze klanten of problemen in de productie omdat medewerkers zaken toezeggen die u niet kunt waarmaken.
  • U voorkomt dat u producten levert die niet voldoen aan de verwachting van de klant, omdat medewerkers technische specificaties toezeggen of aanpassen zonder kennis daarvan.
  • Uw offertetraject loopt altijd vlot door, omdat autorisatie- en approvalregels direct in werking treden waar van toepassing.

Ook interessant voor u

In aanvulling op uw authorization and approval kunt u ook alle andere aspecten van quoting and contracting slim maken: quote creation, quote management, cost of goods sold, sales negotiation management, discount/rebate management, contract creation, contract (lifecycle) management, revision and version management, revenue recognition.