<
Connect with us   icon linkedin top   
background image 0
background image 1
background image 2

Template Management

Uw situatie

Voor elke order maken uw verkopers meerdere, uitgebreide offertes, met bijbehorende instructies, gebruiksaanwijzingen en andere documentatie. Ze gebruiken templates met standaardtekstblokken en voegen per aanvraag handmatig bij elkaar wat nodig is. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Het komt regelmatig voor dat tekstblokken verkeerd worden gekozen, dat manuele aanpassingen in de ene versie in een volgende verloren gaan en dat verouderde tekst in templates blijft staan. Consistent zijn in offertes is een enorme opgave. Fouten leiden tot ontevreden klanten die niet krijgen wat ze hadden verwacht, en tot onkosten om dit weer op te lossen.

Oplossing

Met de Sofon softwaremodules maakt u uw template management slim. U legt geen tekstblok vast per variant, maar redeneringen hoe stukken tekst opgebouwd moeten worden en hoe ze gekoppeld zijn aan bijbehorende tabellen, foto’s, grafieken e.d.
Zodra u een aanpassing doet, veranderen er automatisch woorden en/of zinsdelen in de offertetekst. Waar van toepassing worden er ook direct andere illustraties en documenten aan gekoppeld. Zo wordt de gehele offerte bij elke wijziging automatisch opnieuw geconstrueerd. Uw offertes zijn in al hun versies consistent en volledig.
Omdat u redeneringen van tevoren vastlegt en controleert kunnen verkopers niets vergeten in hun offerteversies. Ze hoeven ook niets te controleren. Offertes vloeien bovendien vanzelf over in contractteksten. Het komt daardoor niet voor dat er in een contract ineens iets anders staat dan in de laatste offerte en opdrachtbevestiging.
In een offerte kan bijvoorbeeld gesproken worden over 1 maand levertijd vanaf order. In het contract wordt dan automatisch een exacte datum gegenereerd. Als bijvoorbeeld op 25 maart de opdracht wordt verstrekt, dan komt automatisch in het contract te staan dat uiterlijk 25 april wordt geleverd.

Uw voordelen

  • Enorme tijdwinst en sterk verminderde foutkans. U komt met offerteteksten/-documentatie tegemoet aan klantverwachtingen: klanttevredenheid en geen onnodige herstelonkosten.
  • Consistentie in offerteteksten maakt u betrouwbaar voor klanten.

Ook interessant voor u

In aanvulling op slim templatebeheer kunt u ook uw offertemanagement slim maken.