background image 0
donderdag, 06 september 2018 08:25
Gepubliceerd in Experts at work

Offertebeheer is als het topje van een ijsberg – je ziet maar 15% van het geheel

Written by

U heeft vast wel eens een afbeelding van een ijsberg gezien, waarbij het grootste deel zich onder het wateroppervlak bevindt. Verkeerde inschattingen kunnen pijnlijke gevolgen hebben, met de ondergang van de Titanic als afschrikwekkend voorbeeld. Lees verder om te ontdekken wat dit met offertebeheer te maken heeft.

Het belang van offertebeheer wordt in de meeste ondernemingen onderschat

Tijdens mijn verkoopwerkzaamheden bleek het offertebeheer vaak een soort pingpongspel tussen de (on)duidelijke wensen van de klanten en de technische oplossingen. Er zijn vaak al veel voorstellen de revue gepasseerd, voordat de passende oplossing wordt gevonden. Als er vervolgens ook buitendienst of een leverancier worden betrokken bij het formuleren van de oplossing, kan dit tot nog meer complicaties leiden. Hierdoor kan een offerteproces voor alle betrokkenen zeer tijdrovend, inefficiënt en uitputtend zijn.

Een aanvraag wijst op interesse en wensen

Laten we nog even twee stappen teruggaan. Het ontvangen van een aanvraag is het resultaat van geslaagde marketing- en verkoopactiviteiten. Want hieruit blijkt dat de aanvrager...
  • ...een positieve indruk heeft van uw onderneming
  • ...zich kan voorstellen om met u samen te werken
  • ...bepaalde wensen heeft en
  • ...wil weten of u op een technisch en commercieel aantrekkelijke manier deze wensen kunt vervullen.
Elke aanvraag kan dus worden beschouwd als het begin van een mogelijke opdracht, en moet daarom professioneel worden behandeld.

De basiseisen van een offerte

Een professionele aanpak moet al direct blijken uit een professionele en duidelijk gestructureerde lay-out van de offerte. Voor de begeleidende brief is een persoonlijke en foutloze aanhef erg belangrijk. Ook benoemt u alle referenties die kunnen bijdragen aan de acceptatie van de offerte. De nadruk moet echter liggen op de technische en inhoudelijke toegankelijkheid van de aangeboden oplossing en de relatie tot de wensen. Behalve zinvolle teksten kunnen hierbij ook afbeeldingen, technische tekeningen, documentatie of klantreferenties goed van pas komen. Voeg ten slotte een prijsoverzicht, informatie over beschikbaarheid, servicemogelijkheden, commerciële bepalingen en algemene voorwaarden bij.

Oude wijn in oude zakken?

Deze eisen zijn natuurlijk niet nieuw en zouden al gemeengoed moeten zijn. In de praktijk blijkt echter dat er nog veel verbetering mogelijk is. Vooral bij complexe producten en een hoge offertewaarde is een begrijpelijke specificatie van groot belang. Zo niet, dan volgen er (in het beste geval) veel vragen en dus tijdverspilling of ontstaat er (in het slechtste geval) ruimte voor speculatie en ernstige twijfel over uw vermogen om de oplossing te leveren.
Stel uzelf de vraag: hoe tevreden ben ik met mijn eigen offertes? Zijn ze overtuigend genoeg om met ons in zee te gaan?

Offertebeheer vanuit verkoopperspectief – of: de beheersing van de zichtbare 15%

eisberg abteilungen nl webMet een overtuigende en passende offerte laat u zien dat u bent voorbereid op uw taak. Om dit bij een opdracht geen loze belofte te laten zijn, is het vermijden van technische en commerciële fouten in de offertefase van groot belang. De offerte zelf is dus slechts het zichtbare deel van de ijsberg. Daaronder ligt een veel groter verborgen deel van nauwkeurig op elkaar afgestemde en nauw met elkaar verbonden bedrijfsprocessen – van productie en kasstromen tot aftersales-diensten.

Alleen deze korte opsomming geeft al aan hoe veelomvattend het offertebeheer is binnen het gehele prestatieproces. Gelukkig wint deze totaalvisie snel terrein en ontdekken steeds meer bedrijven verbeterpunten in hun offerteproces, die veel verder gaan dan alleen de verkoop.

Ik ben erg benieuwd naar uw ervaringen met dit onderwerp!

Wil je op de hoogte blijven van al onze blogs, volg dan onze LinkedIn bedrijfspagina.
Read 905 times
Tim Pieper

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.