Het is nog niet zo lang geleden dat een manager van een middelgrote onderneming uit de industrie tegen mij zei: “Maar meneer Moran waarom moet die software van u zoveel kosten? U maakt voor mij een kopie op een CD’tje, dat kost toch bijna niets?” Ja, software vergt behoorlijke investeringen om het te maken, onderhouden en beheren. Daar worden boeken over volgeschreven.

CPQ (configure-price-quote) is een term die vaak wordt gebruikt voor het proces dat leidt tot het genereren van een verkoopvoorstel voor bedrijven die complexe producten en/of diensten aanbieden. Ander ook gebruikte termen zijn ‘quote to cash’ (QTC) en ‘salesconfigurator’.

Kent u dat? U werkt dagenlang met meerdere collega's van verschillende afdelingen aan een offerte, waarna u de aanvrager belt en te horen krijgt dat de opdracht een paar dagen eerder al aan een ander gegund is. Uw offerte kwam simpelweg te laat.

Klantbehoeften

Guided Selling is een proces waarbij potentiële kopers worden geholpen met de keuze voor producten of diensten (of beide) die aan hun functionele behoeften voldoen. Aan de hand van een softwareprogramma leiden salesmedewerkers de klant door het vaak ingewikkelde selectie- en configuratieproces, wat uiteindelijk in een aankoop moet resulteren.

De afgelopen weken heb ik veel gesprekken gevoerd met bedrijven die zich bezighouden met de bouw van (speciale) machines. Hoewel de markten en producten deels verschillen, zijn de uitdagingen bij het opstellen van offertes vergelijkbaar: de eisen van klanten zijn vaak te individueel en divers om er met standaardproducten in te kunnen voorzien. Dat veroorzaakt bij de bedrijven een conflict tussen offertekwaliteit en tijdsdruk.

DE 'SPREADSHEET-VALSTRIK': WAAROM ZOU JE EEN EXCEL-OPLOSSING VERVANGEN DOOR CPQ?

Op elke hoek van uw offerteproces ligt hij op de loer: de Excel-tabel.
Hij is groot, groeit razendsnel en laat vanaf een zekere complexiteit ook zijn recalcitrante kant zien, wat ten koste gaat van de productiviteit van uw verkoopafdeling.
Uw team heeft hem in de loop der jaren opgebouwd en met gegevens gevoerd, waardoor het nu heel moeilijk is om hem te vervangen of een andere methode te gaan gebruiken.

De offerte is het middel om de vragen van klanten te beantwoorden. Een klant wil namelijk zo min mogelijk risico lopen bij zijn aankoop. Dat geldt zeker als het product of de dienst specifiek voor hem moeten worden samengesteld en geprijsd, zoals bij softwarematige oplossingen of machines. Allerlei vragen spelen dan door zijn hoofd:

• Krijg ik de oplossing aangeboden die ik nodig heb?
• Betaal ik niet teveel?
• Krijg ik precies uitgeleverd wat ik besteld heb?
• En krijg ik mijn bestelling op tijd geleverd?

In mijn professionele carrière heb ik al in veel interessante bedrijven in vele bedrijfstakken, mogen werken. In de loop der jaren merkte ik echter dat successen in verkoop en projectmanagement steeds vaker te danken waren aan moderne werkprocessen en digitale tools, waarop ik als medewerker niet altijd invloed had. Zo moets ik helaas ervaren dat bedrijven door verkeerde beslissingen en te late investeringen in nieuw processen, omzet misliepen en zo hun marktaandeel in gevaar brachten.

U heeft vast wel eens een afbeelding van een ijsberg gezien, waarbij het grootste deel zich onder het wateroppervlak bevindt. Verkeerde inschattingen kunnen pijnlijke gevolgen hebben, met de ondergang van de Titanic als afschrikwekkend voorbeeld. Lees verder om te ontdekken wat dit met offertebeheer te maken heeft.

De schakel tussen klant, verkoop en productie is CPQ-software (Configure Price Quote). CPQ-software biedt een digitale weergave van de bedrijfsprocessen in de machine- en installatiebouw, vermindert de tijd die nodig is om een offerte op te stellen aanzienlijk en maakt het mogelijk zogenaamde clean orders op te stellen dankzij optimale configuraties.

Een veel gehoord misverstand is dat configure to order (cto) leidt tot een minder divers aanbod aan de markt dan engineering to order (eto). Het tegendeel is waar: cto leidt tot minder interne diversiteit - minder verschillende artikelstromen, minder verschillende engineeringactiviteiten en daardoor lagere kosten en een kortere levertijd - maar tot meer externe diversiteit. Dat heeft alles te maken met hoe de menselijke geest werkt. In dit geval, met die van de verkoper.