background image 0
woensdag, 27 februari 2019 11:09
Gepubliceerd in Experts at work

Excel vs. CPQ

Written by

titlepic excelvscpqDE 'SPREADSHEET-VALSTRIK': WAAROM ZOU JE EEN EXCEL-OPLOSSING VERVANGEN DOOR CPQ?

Op elke hoek van uw offerteproces ligt hij op de loer: de Excel-tabel.
Hij is groot, groeit razendsnel en laat vanaf een zekere complexiteit ook zijn recalcitrante kant zien, wat ten koste gaat van de productiviteit van uw verkoopafdeling.
Uw team heeft hem in de loop der jaren opgebouwd en met gegevens gevoerd, waardoor het nu heel moeilijk is om hem te vervangen of een andere methode te gaan gebruiken.

Uw interne 'Excel-expert' beschouwt hem hoogstwaarschijnlijk als een soort 'met de hand gemaakte Ferrari'. Men is er trots op en heeft er een emotionele band mee opgebouwd. Maar een op Excel gebaseerde verkoopadministratie is in het CPQ-tijdperk niet meer van deze tijd. De bruikbaarheid en beperkte schaalbaarheid rechtvaardigen op geen enkele manier de kosten. Gevalideerde ervaringen uit de praktijk onderbouwen dit.

excel errorNatuurlijk biedt een Excel-oplossing een zekere 'werkgelegenheidsgarantie', omdat maar weinig mensen in het bedrijf het monster kunnen temmen. En de verkoopmedewerkers zult u niet horen klagen, want verandering betekent ongemak en brengt bovendien kosten en het risico van fouten met zich mee.

“Onder de streep ontbreken in het CPQ-tijdperk simpelweg de argumenten voor klassieke spreadsheets, vooral bij ondernemingen met een toenemende optimalisatie- en exportdrang”

Paul Kimmel, ingenieur, oprichter en CEO van Sofon Guided Solutions

Samengevat: het handhaven van de status quo en de gewenning binnen het bedrijf vormen de grootste obstakels bij de beslissing om voor een CPQ-oplossing te kiezen.

Excel is weliswaar de norm voor de bedrijfstak als het om tabelcalculaties gaat, maar heeft bij het opstellen van verkoopoffertes en complexere zaken duidelijke nadelen. Er zijn te veel belangrijke functies die Excel als 'standalone'-oplossing voor verkoopmedewerkers en managers gewoon niet goed genoeg kan uitvoeren, en dat geldt ook voor ERP- en CRM-systemen. Het gaat bijvoorbeeld om de volgende functies:

1. Regels vastleggen

Nieuwe regels toevoegen kan een omslachtig proces zijn. De formules zijn abstract en tabellen kunnen verwarrend zijn voor iemand die niet dagelijks de calculatietabellen actualiseert. In het algemeen is een verkoopafdeling aangewezen op een 'Excel-goeroe' om het offertesysteem te beheren en de regels actueel te houden. Voordat de nieuwe regels correct functioneren, ben je in de meeste organisaties heel wat dagen en vele tests verder. En bestaande fouten worden vaak zelfs gekopieerd.

2. Offerte goedkeuren

Foutloze en goedgekeurde offertes snel naar de klant sturen is voor veel organisaties een groot knelpunt. Omdat de binnen- en de buitendienst informatie van diverse prijslijsten en afdelingen moeten verzamelen en invoeren in de calculatietabellen, neemt dit proces gewoonlijk veel tijd in beslag. Heeft verkoop de nieuwste prijslijst wel gebruikt? Zijn de juiste combinaties van opties en serviceprogramma’s gekozen? Gaat het om een offerte met een speciale prijs, waarvoor extra goedkeuringen nodig zijn? Het handmatig opstellen van offertes vereist allerlei individuele plausibiliteitscontroles en goedkeuringsprocessen die de procedure vertragen en gevoelig maken voor fouten. Fouten die veel geld kosten en de totale calculatie in gevaar brengen.

3. Schaalbaarheid

Naarmate bedrijven groeien, groeit ook hun product- en serviceaanbod. Daardoor worden hun Excel spreadsheets 'opgeblazen' en steeds uitgebreider.

Op een gegeven moment wordt het dan onmogelijk om voor complexe producten en terugkerende diensten nog handmatig offertes op te stellen, terwijl tegelijkertijd de behoefte van potentiële klanten aan een snelle en zo nauwkeurig mogelijk berekende offerte toeneemt.

4. Onderhoud

In vergelijking met goed functionerende CPQ-oplossingen is het uitvalrisico bij Excel erg hoog. Als de 'Excel-expert' niet beschikbaar of met vakantie is, zullen gebruikers die van hem of haar afhankelijk zijn waarschijnlijk in de problemen komen, en nauwelijks in staat zijn zelf de berekeningen uit te voeren of de calculatietabel zelfs maar te ontgrendelen, te updaten of te repareren. Bovendien bestaat het risico dat ze geen directe toegang tot de opslaglocatie van de bestanden hebben, back-ups per ongeluk overschrijven of wissen en het versiebeheer niet bijhouden.

5. Realtime gegevens

Een belangrijk nadeel van het omslachtige proces van handmatig offertes opstellen is dat u uw 'sales funnel' of 'pipeline' niet rechtstreeks kunt zien en (afdelingsoverschrijdend) kunt beoordelen. Salesmanagers hebben ondanks het gebruik van een moderne CRM-oplossing weinig of geen zicht op de exacte geschiedenis van de offerte, de status, de verantwoordelijke verkoopmedewerker of salespartner.

Zonder intensieve, door de gebruiker gedefinieerde rapportages en medewerkers die deze rapporten regelmatig opstellen, is het moeilijk uw offertes te koppelen aan een 'opportunity', waardoor u niet tijdig, in realtime, de werkelijke waarde van uw offertes ziet.

6. Foutgevoeligheid

Waar veel Excel-gebruikers kritiek op hebben als het om calculaties en het opstellen van offertes gaat, is het probleem dat vanwege de complexe formules op de achtergrond de kleinste wijzigingen al tot grote fouten kunnen leiden. Bij updates en uitbreidingen worden deze zelfs gekopieerd, waardoor de impact ervan nog groter wordt.

7. Het fenomeen van de 'Black Box'

Het begrip 'Black Box' (Engels voor zwarte doos) is oorspronkelijk afkomstig uit de militaire telecommunicatietechniek en verwijst naar een op de vijand buitgemaakt apparaat dat vanwege de mogelijk aanwezige springstof niet mocht worden geopend (Bron: Wikipedia).

In figuurlijke zin is dit ook van toepassing op complexe Excel-tabellen, want vanaf een bepaalde complexiteit wordt het risico op totale uitval groter.

Conclusie:

We weten dat veel verkoopafdelingen in kleine en middelgrote bedrijven en hun salesmanagers de administratie van offerteprocessen via Excel graag als solide fundament zien.

De praktijk laat echter ondubbelzinnig zien dat alleen een CPQ-oplossing opgewassen is tegen de toenemende eisen van de markt.

Lokale of cloudgebaseerde CPQ-software kan uw verkoopteam bevrijden van het monster van de tabellencalculatie, zodat u de waarde van elke verkoop sneller en vooral betrouwbaarder kunt maximaliseren.

Bovendien kan de CPQ-software zowel optisch als technisch naadloos in uw bestaande ERP- of CRM-systeem worden geïntegreerd.

Kijk snel wat u met geautomatiseerde CPQ-oplossingen kunt doen en hoe u nog sneller uw omzettargets kunt halen.

Wil je op de hoogte blijven van al onze blogs, volg dan onze LinkedIn bedrijfspagina.

Read 1378 times
Manuel Bäumle

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Latest from Manuel Bäumle