background image 0
maandag, 04 maart 2019 11:46
Gepubliceerd in Experts at work

Bouw van (speciale) machines en offertesoftware (CPQ): gaat dat samen?

Written by
sm maschinenbau

De afgelopen weken heb ik veel gesprekken gevoerd met bedrijven die zich bezighouden met de bouw van (speciale) machines. Hoewel de markten en producten deels verschillen, zijn de uitdagingen bij het opstellen van offertes vergelijkbaar: de eisen van klanten zijn vaak te individueel en divers om er met standaardproducten in te kunnen voorzien. Dat veroorzaakt bij de bedrijven een conflict tussen offertekwaliteit en tijdsdruk.

Als er haast bij is: budgetoffertes

Aan het begin van het verkoopproces volstaat vaak een budgetofferte, om duidelijk te maken hoe men in de behoeften van de klant zou kunnen voorzien. Met een grove kostenraming scoor je punten met een snelle verwerkingstijd en een grote vrijheid in de vormgeving. Naast een budgetteringstool voor het seriematige deel van de machine is veel ervaring vanuit afgeronde projecten nodig, om het individuele deel voor de klant in kwestie te kunnen ramen. Bij een toenemende productcomplexiteit is deze projectkennis (vaak uitsluitend) aanwezig in de hoofden van de projectmedewerkers. Zolang klonen nog geen realistische optie voor kennisduplicatie is, ontstaat onvermijdelijk een organisatorische bottleneck. Of dit ook het geval is in uw onderneming, zou u eens kunnen nagaan in de komende vakantieperiode.

Tot achter de komma nauwkeurig: detailofferte

Mocht uw gegadigde de aangeboden oplossing technisch en qua prijs aantrekkelijk vinden, dan zal hij een detailofferte aanvragen. Op basis van de budgetofferte worden alle eerder geschatte bijkomende kosten nu exact gecalculeerd. Hierbij blijkt: ook offertekwaliteit heeft een prijskaartje, wat tot uitdrukking komt in het aantal technische deskundigen vanuit verkoop, projectmanagement, constructie en inkoop dat bij de offerte betrokken is, en de tijd die ze eraan besteden.

Al met al is het zeer goed mogelijk dat het opstellen van een dergelijke gedetailleerde offerte een aantal weken in beslag neemt – wat soms een probleem wordt als dit niet strookt met de aanbestedingstermijn van de klant.

Belangrijk: open versus gesloten configuratoren

Als ik met bedrijven uit de machinebouw spreek over een configuratieoplossing voor offertes, associëren veel ondernemers dit in eerste instantie met het online samenstellen van je nieuwe droomauto. Geheel terecht is dan de eerste reactie: “Dat werkt toch niet bij onze producten!”

En deze vergelijking gaat inderdaad mank. Autofabrikanten bieden hun klanten een beperkte combinatievrijheid binnen een vastgestelde catalogus met opties. Dat noemen we gesloten configuratoren. Open configuratoren daarentegen ondersteunen niet alleen vooraf gedefinieerde varianten, maar ook vrije varianten. Vertaald naar het autovoorbeeld zou het een optie kunnen zijn om de klant te vragen naar de maximale voertuigafmetingen, om er zeker van te zijn dat de auto in de beschikbare garage past.

Van speciale machine naar configureerbare oplossing

Hoe kunnen machinebouwers profiteren van een open configuratieoplossing? In de meeste gevallen bestaan de producten uit een basismachine, diverse opties en klantspecifieke aanpassingen. Begin met de analyse van uw offerte- en ordergeschiedenis: stel vast welke varianten van de machine u het vaakst geoffreerd en geleverd hebt. Afhankelijk van de markt en de onderneming kan hiermee misschien wel 50-80% van het totale product vrijwel seriematig configureerbaar worden vormgegeven. De resterende 20-50% aan 'speciale' aanpassingen kunnen verder via vrije varianten in de configuratie worden opgenomen en verwerkt.

Afgeslankt offerteproces dankzij Sofon

Binnen Sofon Studio kunnen de varianten worden voorzien van extra informatie. Daarbij kunt u onder andere denken aan technische restricties, prijzen en vertalingen. Bij het opstellen van de offerte specificeert de verkoopmedewerker door middel van een geleid vragenproces heel snel een technisch deugdelijk product. Op de achtergrond worden automatisch de calculatie en stuklijst gegenereerd. Als er nog individuele aanpassingen nodig zijn voor de klant, wordt de offerte door de verkoopmedewerker, en voor de technische uitvoering door de betreffende gespecialiseerde afdelingen, aangevuld met tekst en calculaties. Na de technische verduidelijking volgen de prijsstelling en commerciële goedkeuring, zodat de offertedocumenten in verschillende talen kunnen worden gegenereerd. Na verzending van de e-mail aan de klant vindt de overdracht naar het CRM systeem plaats, samen met de geautomatiseerde follow-up van de offerte. Zodra de order wordt geplaatst, kan de technisch verduidelijkte offerte worden omgezet in een ERP-order – inclusief stuklijsten en een werkplan.

Veel gebruikt – van machinebouwbedrijf tot scheepsbouw

Sofon wordt al door veel bedrijven gebruikt die producten maken met talrijke varianten en een groot aantal klantspecifieke kenmerken. Het duidelijkste voorbeeld daarvan is misschien wel Damen Shipyards Group, die met behulp van de Sofon-oplossing douane- en patrouilleboten voor de offshore-industrie specificeert.

Overigens kan Damen Shipyards detailoffertes inmiddels net zo snel opstellen als budgetoffertes. Meer informatie vindt u in de successtory.

Benieuwd wat Sofon voor u kan doen? Dat licht ik graag toe in een persoonlijk gesprek!

Wil je op de hoogte blijven van al onze blogs, volg dan onze LinkedIn bedrijfspagina.

Read 796 times
Tim Pieper

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.