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Sofon Proposal Organizer

Sofon Proposal Organizer unterstützt die zentrale Vertriebsorganisation, Vertriebsbüros, Vertriebsaußendienst und Service-Mitarbeiter, aber auch den indirekten Vertriebskanal mit dem Verkauf kundenspezifischer Produkte und Dienstleistungen. Der Inhalt des Vertriebsprozesses wird von Sofon Proposal Organizer verwaltet und automatisiert, während Sofon Sales Organizer (oder ein anderes CRM-Paket) die Kontaktverwaltung, Aktivitätenverwaltung, das Verwalten der Verkaufschancen und das Berichtswesen versorgt.

proposal organiser DE

Funktionalitäten

Sofon Proposal Organizer unterstützt die Bedarfsanalyse, Produktkonfiguration, dreidimensionale Produktvisualisierung (falls zutreffend), Kalkulation von Verkaufspreisen und Margen, die Herstellkostenkalkulation und das Generieren kompletter multi-level Stücklisten und Arbeitspläne. Auch sorgt Sofon Proposal Organizer für die Erstellung von Verkaufsdokumenten wie Angebote, Verträge und diverser intern benötigter Dokumente.

Online- und Offline-Nutzung

Sofon Proposal Organizer läuft sicher und zuverlässig offline und online. Bei der Offline-Nutzung erfolgt automatisch die Replikation zwischen Notebook und zentralem Server. Neue Angebote und Bestellungen werden synchronisiert und neue Preislisten sowie Produktanpassungen automatisch aktualisiert.

Fragenliste

Konfiguration und Kalkulation erfolgen einfach durch die Beantwortung von Fragen. Die Fragenliste ist komplett dynamisch, was bedeutet, dass nur relevante Fragen gestellt werden und nur mögliche Antworten zugelassen werden. Auf Basis der gegebenen Antworten wird aller benötigte Output sofort im Hintergrund generiert. Das heißt, dass alle benötigten Informationen verfügbar sind, sobald die letzte Frage beantwortet ist.

Workflow

Workflow stellt sicher, dass alle relevanten Anwender über eine aktualisierte Aktivitätenliste verfügen. Wenn eine Aktion wie eine Prüfung oder Genehmigung erforderlich ist, werden automatisch E-Mail-Meldungen an die Mitglieder des Kundenbetreuungsteams (Vertrieb, Marketing, Produktmanagement) generiert.

Integration mit Microsoft Word

Integriert in Microsoft Word werden komplette, fehlerfreie Angebote und Verträge, inklusive Begleitschreiben, Inhaltsangabe, Dokumentation von Produkten oder Dienstleistungen, Illustrationen, Management-Übersichten, ROI-Berechnungen, Finanzierungsregelungen und allgemeine Geschäftsbedingungen generiert. Verkäufer müssen keine Kopien von veralteten Dokumenten mehr erstellen, und es geht keine Zeit mehr mit der Korrektur von Layouts oder riskanten ‘Suchen und Ersetzen’-Operationen verloren. Der Entwurf und das Layout von Dokumenten können nach den eigenen Unternehmensrichtlinien modelliert werden, so dass automatisch Verkaufsdokumente erzeugt werden, die dem Cooperate Identity entsprechen und interne Absprachen und Qualitätsnormen berücksichtigen. 

Produktpositionen

Ein Angebot ist nicht nur auf ein einziges Produkt oder eine einzige Produktkonfiguration beschränkt. Ein Angebot kann aus vielen verschiedenen Produkten (für Großaufträge oder -projekte) und vielen verschiedenen Produktkonfigurationspositionen bestehen, so dass der Kunde oder Interessent leicht vergleichen und analysieren kann, was die Auswirkung ist, wenn komplette Produkte oder produktspezifische Optionen hinzugefügt oder geändert werden. Die Produktpositionen sind untereinander verknüpft, so dass das gesamte Angebot ein komplettes und konsistentes Dokument wird.

Margen- und Risikoberichte

Um Verkäufern und dem Vertriebsmanagement die richtigen Verhandlungsdetails zur Verfügung zu stellen, erzeugt Sofon Proposal Organizer einen Margen- und Risikobericht pro Angebot (oder Angebotsposition). Damit verfügt der Vertrieb über die Daten, die notwendig sind, um Bestellungen zu generieren und die Margen möglichst hoch bleiben.

Generieren von Dokumenten

Sofon Proposal Organizer unterstützt nicht nur die Erstellung von Angeboten und Bestellungen, sondern auch das Generieren von Komplettangeboten und -Verträgen, Kunden- oder Produktspezifischen Anleitungen, internen und externen Formularen und anderen wichtigen Dokumenten. 

Alle Dokumente werden in einer Datenbank gespeichert und versioniert. Wenn eine geänderte Version erzeugt wird, wird diese unter einer eigenen Versionsnummer gespeichert, damit eine Rückverfolgung von Änderungen problemlos möglich ist. Die Versionsverwaltung stellt außerdem sicher, dass Dokumente, die inzwischen intern genehmigt und an Kunden oder Interessenten versandt wurden, nicht mehr geändert werden können. Änderungen können nur in Dokumenten vorgenommen werden, die noch nicht genehmigt und verschickt wurden.

Genehmigung

Auf der Basis von Unternehmensregeln und Mitarbeiterpositionen kann ein Angebot (oder andere Dokumente) automatisch zu den richtigen Mitarbeitern oder Abteilungen zur Ergänzung, Prüfung oder Genehmigung geschickt, beispielsweise abhängig von Produktkonfiguration, Preisniveau oder eingeräumtem Rabatt, werden. Der Workflow stellt sicher, dass Dokumente von den richtigen Mitarbeitern bearbeitet werden und dass keine Dokumente ohne die vorgeschriebenen internen Genehmigungen generiert und versandt werden. 

Integration mit CRM und ERP

Sofon Proposal Organizer kann aus dem CRM- oder aus einem ERP-Prozess heraus aufgerufen werden und nutzt durch die Integration alle verfügbaren und notwendigen CRM- oder ERP-Daten. Dadurch werden sowohl doppelte Datenhaltung als auch die Pflege der gleichen Daten in zwei Systemen vermieden. Auch kann Sofon Proposal Organizer eigenständig arbeiten, bis die Bestellung eingegangen ist und diese an das ERP-System weiterleiten. In diesem Augenblick werden alle relevanten Auftragsdetails automatisch und komplett in das ERP-System integriert.

Filter

Sofon Proposal Organizer unterstützt die Angebotsverwaltung durch die Erstellung von Berichten und Auswertungen. Anwender können mit Hilfe von Filtern problemlos die für sie relevanten Daten darstellen.

Vielfältigkeit

Sofon Proposal Organizer verwendet Modelle, die von Ihnen eigenständig im Sofon Studio erstellt werden. Ein Modell zeigt sich beim Benutzer des Proposal Organizer in Form eines Fragebogens. Sofon Studio bietet die Möglichkeit sehr einfache Modelle, sowie funktionell sehr vielfältige Modelle dem Sofon Proposal Organizer zur Verfügung zu stellen. In diesem Sinne bestimmt das in Sofon Studio entwickelte Modell das Verhalten des Sofon Proposal Organizer.