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Sofon Approval Portal

Sofon Approval Portal bietet zusätzliche Autorisierungsfunktionen für Sofon Proposal Organizer. Kennzeichnend sind die Möglichkeiten zum Genehmigen oder Ablehnen von Angeboten über ein Portal und der Einsatz mehrerer Genehmigungsniveaus.

Genehmigungsmöglichkeiten

Sofon Proposal Organizer bietet bereits diverse Möglichkeiten, Angebote und Aufträge richtig zu genehmigen. Durch den Einsatz von Rollen kann gesteuert werden, wer dafür welche Befugnisse erhält. So kann geregelt werden, dass Angebote, die den normalen Regeln entsprechen, keine Genehmigung brauchen, dass jedoch beispielsweise das Überschreiten eines Angebotsbetrages, im Fall von Nachlässen oder beim Anbieten bestimmter Produkte eine Genehmigung erforderlich ist. Auch komplexere Genehmigungsabläufe werden unterstützt. So ist es möglich, pro Angebot eine Hierarchie von Genehmigungen zu definieren.

Genehmigungsprozess

Um den Genehmigungsprozess möglichst schnell und einfach ablaufen zu lassen, ist es möglich, per Genehmigungsanfrage dem Beurteiler automatisch eine E-Mail mit der Bitte um Genehmigung zu senden, inkl. einem Bericht, in dem der relevante Inhalt des Angebots angezeigt wird. Außerdem ist es möglich, mithilfe von Filtern problemlos eine Übersicht über alle Angebote in einem bestimmten Stadium abzurufen, beispielsweise alle Angebote, die auf Genehmigung warten oder alle Angebote, die genehmigt sind oder abgewiesen wurden.

Genehmigen, wann es nötig ist

Wenn die Absprachen klar sind und diese korrekt im Proposal Organizer dokumentiert sind, wird eine Genehmigung nur für Dinge verlangt, die eine Ausnahme bilden. Denn wenn ein Verkäufer ein Angebot innerhalb der Regeln erstellt, braucht nichts genehmigt zu werden. Die Produkte, Preise und Konditionen liegen innerhalb der vorab definierten Regeln.

Von einfach bis komplex

Um sowohl einen einfachen als auch einen komplexen Genehmigungsprozess zu unterstützen, verfügt Sofon Proposal Organizer über drei Genehmigungsformen.

Einfache Genehmigung

Bei einer kleineren Organisation, wenig komplexen Produkten oder niedrigen Preisen wird es meist so sein, dass eine Person für das Autorisieren von Ausnahmen von der Regel zuständig ist. Im Proposal Organizer ist es möglich, in diesem Fall – bei Auftreten eines Umstands, der Autorisierung verlangt – dass der Angebotsersteller automatisch eine E-Mail an den Prüfer mit der Bitte um Genehmigung versenden lässt. Der Prüfer prüft das Angebot und genehmigt es oder lehnt es ab. Bei Ablehnung gibt er mittels eines Texts im Logbuch für das betreffende Angebot den Grund dafür an. Der Angebotsersteller macht dann eine neue Angebotsversion und reicht diese erneut zur Genehmigung ein.

Technische und kaufmännische Genehmigung

Die zweite Abstufung der Genehmigung unterscheidet zwischen der technischen und der kaufmännischen Genehmigung. In diesem Fall kann zunächst einmal das Entwurfsangebot zur technischen Genehmigung vorgelegt werden. Wenn die technische Genehmigung erfolgt ist, kann sodann die kaufmännische Genehmigung bei der dafür zuständigen Person eingeholt werden. Auch diese Schritte werden mit automatischen E-Mails und Filtern an Berichten unterstützt.

Approval Portal

Für komplexere Genehmigung ist das Approval Portal die richtige Lösung. Mittels Rollen kann gesteuert werden, welcher Anwender welche Autorisierungbefugnisse erhält. So kann etwa geregelt werden, dass Angebote, die allen Vorschriften entsprechen, keine Autorisierung benötigen. Bei ‘Ausnahmen’ – beispielsweise bei Überschreitung eines Gesamtangebotsbetrags, bei Nachlässen oder beim Anbieten bestimmter Produkte – ist eine Autorisierung nach wie vor erforderlich. Wenn das komplette Angebot den Zustand “Technisch in Ordnung” hat, kann es auf “Bereit zur Genehmigung” gesetzt werden. Wenn das komplette Angebot den Zustand “Kaufmännisch in Ordnung” hat, kann es auf “Genehmigt” gesetzt werden. Alle Personen, die eine Genehmigung erteilen müssen, erhalten parallel oder sequentiell eine E-Mail mit einem Link zu dem Angebot, das über das Portal zu genehmigen ist. So können zum Beispiel mehrere Personen eine E-Mail für eine zu genehmigende Ausnahme bekommen. Es kann festgelegt werden, dass eine von ihnen ihr Einverständnis geben muss, oder dass beide Personen ihr Einverständnis geben müssen. Über das Portal erhält der Anwender Zugriff auf den Bericht, der die Einzelheiten für die Genehmigung enthält. Über das Rollenmanagement kann außerdem bestimmt werden, wer welchen Kollegen bei Abwesenheit vertreten kann. Alle Autorisierungsanfragen gehen dann falls erforderlich automatisch an den Stellvertreter.

Ausnahmezeilen können hierarchisch verknüpft sein. Sie werden dann in hierarchischer Reihenfolge abgearbeitet. Zuerst wird eine E-Mail für die Ausnahme mit der niedrigsten Hierarchie geschickt. Wenn diese Ausnahme genehmigt ist, startet der Ablauf für die nächste Ausnahme. Wenn alle Ausnahmen genehmigt sind, wird das Angebot automatisch auf genehmigt gesetzt.

Das Approval Portal ermöglicht auch die Genehmigung von Angeboten für Mitarbeiter, die unterwegs sind und beispielsweise nur mit ihrem Smartphone einen Internetzugang haben.