<
Connect with us   icon linkedin top   icon xing top
background image 0
background image 1
background image 2

Vorlagenmanagement

Ihre Situation

Für jeden Auftrag erstellen Ihre Verkäufer mehrere ausführliche Angebote einschließlich zugehöriger Anweisungen, Bedienungsanleitungen und anderer Dokumentation. Sie verwenden Formatvorlagen mit Standardtextbausteinen und fügen je Angebotsaufforderung von Hand die notwendigen Ergänzungen hinzu. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es kommt regelmäßig vor, dass die falschen Textblöcke ausgewählt werden, manuelle Anpassungen aus der einen Fassung nicht in die nächste Fassung übernommen werden oder veraltete Textfassungen in Vorlagen erhalten bleiben. Die Erstellung konsistenter Angebote ist eine enorme Herausforderung. Fehler führen zu verärgerten Kunden, die nicht bekommen, was sie erwartet haben, und zu Kosten, um sie doch noch zufriedenzustellen.

Die Lösung

Mit den Sofon-Softwaremodulen organisieren Sie Ihr Formatvorlagenmanagement auf intelligente Weise. Sie legen keinen Textblock für jede Variante fest, sondern Argumente für den korrekten Aufbau von Texten und die Kopplung von Textblöcken an die zugehörigen Tabellen, Fotos und Schaubilder usw.
Sobald Sie eine Anpassung vornehmen, verändern sich automatisch die betreffenden Wörter oder Textpassagen im Angebotstext. Wenn nötig, werden auch sofort die richtigen Illustrationen und Dokumente daran gekoppelt. So wird die gesamte Offerte nach jeder Änderung automatisch neu zusammengestellt. Ihre Offerten sind in allen Fassungen konsistent und vollständig.
Da Sie die Argumente vorab festlegen und kontrollieren, können die Verkäufer in ihren Angeboten auch keine Elemente vergessen. Folglich sind auch keine Kontrollen mehr erforderlich. Darüber hinaus können anhand der Angebote anschließend automatisch die zugehörigen Vertragstexte erstellt werden. Dadurch ist es ausgeschlossen, dass im Vertrag plötzlich andere Bestimmungen erscheinen als im letzten Angebot und der Auftragsbestätigung.
So kann in einem Angebot beispielsweise von 1 Monat Lieferzeit ab Auftragserteilung die Rede sein. In den Vertrag wird dann automatisch das exakte Datum eingesetzt. Wenn beispielsweise am 25. März der Auftrag erteilt wurde, erscheint im Vertrag automatisch die Bestimmung, dass die Lieferung spätestens am 25. April erfolgt.

Ihre Vorteile

  • Ein enormer Zeitgewinn bei wesentlich geringerer Fehlerwahrscheinlichkeit! Mit Ihren Angebotstexten samt Dokumentation erfüllen Sie die Kundenerwartungen, wodurch sich die Kundenzufriedenheit erhöht und unnötige Reparaturkosten vermieden werden.
  • Mit konsistenten Angebotstexten erwerben Sie sich das Vertrauen der Kunden.

Ebenfalls interessant für Sie

Ergänzend zum intelligenten Formatvorlagenmanagement können Sie auch Ihr Angebotsmanagement intelligent gestalten.