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Vertragsmanagement

Ihre Situation

Die Verwaltung von Verträgen kostet Sie viel Zeit. Für diese Aufgabe setzen Sie keine unerfahrenen Kräfte mehr ein. In dieser Hinsicht ist die Sache zu oft schiefgegangen, und das hat aufgrund technischer Mängel in Produkten ordentlich Geld gekostet. Verträge enthalten zahlreiche Absprachen und Klauseln und sind dadurch immer komplex. Diese korrekt anzupassen, ist eine wahre Geduldsprobe, denn jede Veränderung zieht eine weitere nach sich. Und das war immer das Problem: Anpassungen, die einfach vorgenommen wurden, ohne die Konsequenzen zu überblicken. Dieses eine Mal, als beispielsweise die Kreditversicherung nicht angepasst wurde. Das bereitet Ihnen noch heute Albträume. Nun haben Sie zwar alles einigermaßen unter Kontrolle, doch genau diese Kontrolle – das Contract Management – bleibt jedoch ein beträchtlicher Kostenfaktor. Daran müsste man doch etwas ändern können …

Die Lösung

Mit dem automatisierten Contract (Lifecycle) Management von Sofon wird das Vertragsmanagement zum Kinderspiel. Verträge sind keine undurchsichtigen Dokumente, sondern transparente und praktikable Informationen, die Sie im Hinblick auf jedes beliebige Auswahlkriterium, wie etwa Kundenkategorien, was Sie auf welchen Märkten absetzen usw., analysieren können. Sie sind hervorragend in der Lage, Verträge proaktiv zu verwalten und zu überwachen, zu ändern und zur Steuerung Ihres Einkaufs und Ihrer Produktion zu nutzen.

Durch einen umfassenden Einblick in die Ablaufdaten von Verträgen können Sie frühzeitig tätig werden, um Verträge zu verlängern. Damit behalten Sie bei Vertragsänderungen die volle Kontrolle. Und das ist gerade dann Gold wert, wenn Sie eine Vielzahl von Verträgen und (komplizierten) Vertragskombinationen haben, die ständigen Änderungen unterliegen. Der Bedarf an Personal, das mühsam Verträge durchsuchen muss, sinkt drastisch. Gleichzeitig eliminieren Sie eine häufige Fehlerquelle. Denn viele Fragen stellen sich dann nicht mehr: Welche Änderung ist nicht erlaubt und welche Änderung ist zwar durchaus erlaubt, aber nur unter bestimmten Bedingungen? Was bedeutet das für andere Absprachen? Welche finanziellen Folgen sind damit verbunden? Ein manueller Umgang damit ist riskant. Sofon generiert die Antworten aus den Daten in den festgelegten Verträgen, so dass die Anpassungen immer korrekt sind. Gleiches gilt für den Umgang mit Wartungs- und Serviceverträgen. Mit Sofon haben Sie immer schnell die richtigen Daten zur Hand, so dass Sie Ihren Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommen können.   

Wenn Sie Änderungen an Ihren Produkten oder Dienstleistungen vornehmen möchten, wählen Sie einfach die Kunden aus, denen Sie diese auf vertraglicher Basis anbieten, und kontaktieren sie mit Alternativen und zugehörigen Preisen.

Durch einen permanenten Einblick in Ihre Verträge wissen Sie immer genau, wo Sie mit dem Einkauf von Materialien und der Planung Ihrer Produktionskapazität stehen. So können Sie drohende Engpässe bei Vorräten und Personal frühzeitig antizipieren.

Ihre Vorteile

  • Der mit dem Contract Management verbundene Aufwand wird ebenso wie die Fehleranfälligkeit erheblich sinken.
  • Sie benötigen für die Verwaltung und Änderung Ihrer Verträge weniger Personal.
  • Durch einen genauen Einblick in die Verträge können Sie Produkte und Dienstleistungen auf effiziente Weise austauschen.
  • Mit einem dauerhaften Überblick darüber, was vertraglich von Ihnen erwartet wird, können Sie Einkauf und Produktionskapazität adäquat planen.

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Ergänzend zu Ihrem Vertragsmanagement können Sie auch alle anderen Aspekte rund um Angebote und Verträge intelligent gestalten: Angebotserstellung, Angebotsmanagement, Vertriebskosten, Verhandlungsmanagement, Rabattierungsmanagement, Vertragserstellung, Genehmigungsworkflow, Vertragerstellung, Revision- und Versionsverwaltung, Bonus- und Vergütungsmanagement.