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Vertragserstellung

Ihre Situation

Ihr Unternehmen hat Hunderte von Verträgen mit mehrjähriger Laufzeit geschlossen. Ein wertvoller „Besitz“, denn sie sichern Ihnen dauerhafte Umsätze. Allerdings sind sie auch arbeitsintensiv. Gerade komplizierte Verträge erfordern einen hohen Personaleinsatz, um sie genau auf das letzte Angebot abzustimmen. Das ist eine knifflige Angelegenheit, denn es darf nichts übersehen werden. Daher sind gründliche Kontrollen unverzichtbar. Alle Verträge – Hauptdokumente ebenso wie Anlagen – sind als Word-, PDF- und Excel-Datei in Ihrem System hinterlegt. Untersuchungen zum investierten Zeitaufwand innerhalb der Verkaufsabteilung haben gezeigt, dass allein schon das Lesen von Verträgen, falls dazu intern oder auf Seiten des Kunden Fragen auftauchen, sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Manche Verträge sind auch ziemlich komplex; unerfahrene Verkäufer beißen sich daran die Zähne aus und werden letztendlich davon abgezogen. Schade um die Zeit, aber dennoch bevorzugen Sie auch weiterhin mehrjährige Verträge gegenüber Einzelaufträgen.

Die Lösung

In Sofon bilden die Daten und Absprachen aus dem genehmigten Endangebot die Vertragsgrundlage. Diese werden automatisch aus dem letzten Angebot als Vertragsinformationen im System hinterlegt. Ein Vertrag ist also nie ein Dokument, das erst gelesen werden muss, um Klarheit über dessen Inhalt zu bekommen. Alle Elemente sind sofort einsehbar. Sie können kinderleicht Daten aus einem, aus mehreren oder aus allen Verträgen extrahieren und danach handeln oder zum Gegenstand einer Analyse machen.

Ihre Mitarbeiter in der Finanzabteilung können beispielsweise die Zahlungsfristen aus allen Verträgen auswählen, sehen, welche Kunden noch bezahlen müssen, und automatisiert alle Zahlungszeitpunkte verfolgen.

Auf gleiche Weise hat Ihre Support-Abteilung sofort Einblick in Wartungs- und Serviceabsprachen aus Verträgen. Wenn Kunden anrufen, können Sie sofort auf alle relevanten Daten zugreifen. Es ist kein langwieriges Lesen nach dem Motto „Wie war das nochmal“?  erforderlich und die Kunden müssen nicht warten; stattdessen ist jederzeit eine schnelle und zuverlässige Rückmeldung möglich (Kundensupport).

Ihre Vorteile

  • Sie können Ihre vertraglichen Verpflichtungen viel leichter erfüllen, da Sie jederzeit den Überblick darüber haben.
  • Sie können immer proaktiv und schnell Absprachen aus Verträgen verfolgen, so dass Sie Ihren Kunden gut zu Diensten sein können und keine finanziellen Nachteile durch Kunden erleiden, die die Absprachen nicht einhalten.
  • Sie generieren beträchtliche Einsparungen bei den Personalkosten, da ein aufwändiges Durchsuchen von Verträgen von nun an der Vergangenheit angehört.

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Ergänzend zu Ihrer Vertragserstellung können Sie auch alle anderen Aspekte rund um Angebote und Verträge intelligent gestalten: Angebotserstellung, Angebotsmanagement, Vertriebskosten, Verhandlungsmanagement, Rabattierungsmanagement, Vertragserstellung, Vertragsmanagement, Genehmigungsworkflow, Revision- und Versionsverwaltung, Bonus- und Vergütungsmanagement.