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Autorisierungs- und Genehmigungsmanagement

Ihre Situation

In Ihrem Unternehmen verzögern sich Angebotsverfahren regelmäßig in der Approval-Phase. Es kostet sehr viel Zeit, Genehmigungen einzuholen. Schade eigentlich, aber immer noch besser, als den Verkäufern vollkommen freie Hand zu lassen. Sie sind schon so manches Mal in Bedrängnis gekommen, weil die Produktion in Schwierigkeiten geriet, da Volumen und Lieferzeiten zu leichtfertig zugesagt worden waren. In manchen Fällen gelang der Spagat mit ganz viel Akrobatik. In anderen Fällen aber war dieser  schlichtweg unmöglich: nörgelnde Kunden, sehr unangenehm. Den größten Ärger gab es, als Sie eine Maschine auslieferten, die nicht den Erwartungen eines Kunden entsprach. Sie hatte zu wenig Kapazität für die angestrebte Anwendung. Was war schiefgelaufen? Ein Verkäufer hatte leichtfertig eine technische Spezifikation angepasst, ohne die daraus resultierenden Folgen abzusehen. Dies war ihm einfach durchgerutscht. Nach diesem großen Schlamassel wurden die Anforderungen an Autorisierung und Genehmigung verschärft. Das Angebotsverfahren dauert nun viel länger, aber das nehmen Sie in Kauf – obwohl sich die Anzeichen dafür mehren, dass sich Interessenten abwenden, da sie woanders schneller Angebote bekommen.

Die Lösung

In Sofon können Sie Ihre gesamten Regeln für Autorisierung und Genehmigung sehr feinmaschig unter Berücksichtigung dessen, was angeboten wird, festlegen. Die Regeln sind jederzeit einsehbar und werden durch das System automatisch angewendet. Autorisierung und Genehmigung können alles betreffen: die Einräumung von Rabatten für ein Produkt oder größere Mengen, mehrjährige Lieferungen, Umgang mit geringeren und höheren Auftragswerten, Zusage und Anpassung von Lieferzeiten, Anpassung technischer Optionen, um nur einige zu nennen. Sie können alles festlegen, was Sie möchten.

Sie können eine Autorisierung und Genehmigung bestimmten Personen zuweisen, doch in der Praxis wird die Zuweisung vor allem an Funktionen und Rollen von Mitarbeitern erfolgen. Zudem können Sie alle gewünschten Abstufungen im System hinterlegen, zum Beispiel, dass der Sales Manager einen Rabatt und der Produktionsleiter die Anpassung einer Lieferzeit genehmigen muss. Auch eine mehrstufige Genehmigung kann eingerichtet werden, so dass zum Beispiel zuerst der Verkaufsleiter grünes Licht geben muss, bevor der Landesmanager sein Einverständnis erteilen kann. Außerdem gibt es die Möglichkeit, bei Abwesenheit von Personen einen oder mehrere Stellvertreter zu benennen, so dass der Autorisierungs- und Genehmigungsprozess nicht ins Stocken gerät.

Das System signalisiert, wenn jemand versucht, eine Zusage zu machen, die seine Befugnisse überschreitet. Die Personen, die diese Genehmigung erteilen müssen, werden automatisch darüber benachrichtigt. Darin ist der Grund der Meldung angegeben und ebenso, was genehmigt oder abgelehnt werden soll. Darüber hinaus ist dort ein Zeitraum genannt, und es werden Erinnerungen integriert, so dass alles schnell geht. Die Meldung über die Genehmigung oder Ablehnung wird samt Begründung automatisch an den betreffenden Mitarbeiter, der um die Genehmigung gebeten hat, geschickt. Nachdem alle Aspekte eines Angebots genehmigt wurden, wird das Angebot freigegeben, so dass dieses an den Kunden gesendet werden kann.

Ihre Vorteile

  • Sie vermeiden verärgerte Kunden oder Probleme in der Produktion, weil Mitarbeiter etwas zusagen, das Sie nicht einhalten können.
  • Sie vermeiden, dass Sie Produkte liefern, die nicht den Erwartungen des Kunden entsprechen, weil Mitarbeiter ohne das nötige Hintergrundwissen technische Spezifikationen zusagen oder anpassen.
  • Ihr Angebotsverfahren verläuft immer schnell, da Autorisierungs- und Genehmigungsregeln gegebenenfalls sofort in Kraft treten.

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Ergänzend zu Ihrem Genehmigungsworkflow können Sie auch alle anderen Aspekte rund um Angebote und Verträge intelligent gestalten: Angebotserstellung, Angebotsmanagement, Vertriebskosten, Verhandlungsmanagement, Rabattierungsmanagement, Vertragserstellung, Vertragsmanagement, Vertragerstellung, Revision- und Versionsverwaltung, Bonus- und Vergütungsmanagement.