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Mittwoch, 25.04.2012
Veröffentlicht in Customer interviews

„Dank Sofon sind neue Mitarbeiter schneller produktiv“

Von

smevaSmeva produziert Gefrierzellen, Kühltheken und Kühlsyteme. Die Produkte stehen z. B. in Supermärkten zur Kühlung von Milch und vorverpacktem Fleisch. Außerdem fertig Smeva Bedienungstheken und kundenspezifische Kühltheken für Fleischereien. Das Unternehmen hat ein weltweites Vertragshändlernetz. Diese Händler haben den Kontakt zu den Endkunden – zu Supermärkten und Fachgeschäften. Die Vertragshändler legen die Pläne des Supermarktes vor, damit man bei Smeva ein Angebot machen kann. Die eigentliche Installation wird von den Vertragshändlern vorgenommen.

Wofür setzt Smeva Sofon ein?

smeva people„Wir setzen Sofon für das Konfigurieren von Produkten und für die Erstellung von Kalkulationen, Angeboten und Stücklisten ein. Auch verfügen wir über den Sales Organizer, das CRM-Paket von Sofon. Im Sales Organizer planen wir regelmäßig Aktivitäten für unsere Außendienstmitarbeiter. Wenn sie unterwegs sind, können wir sie problemlos darauf hinweisen, bei einem Angebot das Follow-up zu erledigen oder einen Anruf zu tätigen. Wir speichern auch Termine und Vereinbarungen mit unseren Vertragshändlern im Sales Organizer. Das ist sehr praktisch, weil jeder unserer Mitarbeiter mit eigenen Vertragshändlern arbeitet. Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist oder unser Unternehmen verlässt, kann ein Kollege seine Aufgaben mühelos übernehmen. Alle Termine und Vereinbarungen, aber auch Auftragsbestätigungen und Zeichnungen sind im Sales Organizer gespeichert. Das erspart uns viel Sucherei im Archiv.“

Wofür setzen Ihre Vertragshändler Sofon ein?

„Einige unserer Vertragshändler setzen Sofon für die Erstellung von Kalkulationen und Angeboten für Kühl- und Gefrierzellen ein. Dadurch sparen wir Zeit, weil wir selbst nichts mehr machen müssen. Sobald ein Angebot zum Auftrag wird, können wir den Auftrag einlesen und mit der Produktion beginnen. Zukünftig wollen wir die Händlerapplikation erweitern und möglicherweise auch über das Internet bereitstellen.“

Wie war die Situation vor Sofon?

„Vor dem Einsatz von Sofon wurden seitenlange Excel-Listen benutzt, in denen kalkuliert wurde. Es war, besonders für neue Mitarbeiter, sehr mühsam, die nicht benötigten Teile herauszufiltern. Im Prinzip konnte man alles anbieten, auch wenn es nicht machbar war. Der gesamte Prozess dauerte auch viel länger – gut und gerne 2 bis 3 Stunden. Wenn man während der Bearbeitung einen Anruf bekam, hatte man den Faden verloren und konnte von vorn beginnen. Man stellte sich dann die Frage: Wo bin ich bloß stehengeblieben? Das ist jetzt anders, auch wenn man unterbrochen wird, sieht man genau, wo man gewesen war. Man kann praktisch nichts mehr vergessen und kann so das Angebot innerhalb einer halben Stunde abschließen.“

Was wurde mit Sofon noch erreicht?

„Dank Sofon können neue Mitarbeiter schnell beginnen, ohne ihnen vorab viel erklären zu müssen. Für das Erstellen eines Angebots beantworten sie Fragen über unsere Produkte, wobei auf Festwerte zugegriffen werden kann und Ausnahmen verwendet werden können. Dadurch brauchen sie nicht sofort über das gesamte Produktwissen zu verfügen, um Angebote erstellen zu können. Früher konnte die Einarbeitungszeit schnelle ein ganzes Jahr betragen. Momentan sind Mitarbeiter schon nach zwei Monaten produktiv.“

Ergebnisse

  • Unternehmens-Know-how ist gesichert
  • Unmöglich etwas innerhalb einer Konfiguration zu vergessen
  • Einführungszeit neuer Mitarbeiter deutlich gekürzt; zwei Monate anstatt eines Jahres
  • Fehlerfreie Angebote können in einer halben Stunde erstellt werden
  • Händler können ihre eignen Kalkulationen und Angebote erstellen

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